Datengetriebenes HR: Mitarbeiterdaten sinn- und verantwortungsvoll nutzen

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Warum Mitarbeiterdaten für HR so wichtig sind 

Mitarbeiterdaten sind eine Art GPS für moderne Personalverantwortliche. Ohne sie navigieren wir im Dunkeln, treffen Entscheidungen aus dem Bauch heraus und setzen die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden – und damit den langfristigen Erfolg des Unternehmens – aufs Spiel. 

Mitarbeiterdaten helfen Führungskräften und HR-Profis, fundierte, objektive und zielgerichtete Entscheidungen zu treffen und bilden eine solide Grundlage, auf der sie ihre Strategien aufbauen und ihre Ziele effektiv verfolgen können. 

2023 ReThink! Workshop: Denkanstöße für eine bessere Verwaltung und Nutzung von Mitarbeiterdaten 

Auf dem ReThink! HR Tech Workshop in Berlin konnten wir zahlreiche Bereiche identifizieren, in denen Unternehmen verstärkt datenbasierte Strategien einführen wollen. Unter den diskutierten Themen kristallisierten sich drei Hauptbereiche heraus, in denen Mitarbeiterdaten von entscheidender Bedeutung sind: 

1. Gesundheitsmanagement: In einer Welt, in der immer mehr Beschäftigte psychischen Belastungen ausgesetzt sind, ist die Messung gesundheitsrelevanter Daten unerlässlich. Vor allem, weil die Zahl der psychisch bedingten Krankheitstage stetig zunimmt.

2. Performance Management: Unternehmen können Mitarbeiterdaten nutzen, um die Leistung von Beschäftigten und Führungskräften zu messen und im Zeitverlauf genau zu verfolgen. Dies kann vor allem für den Vergleich der Performance von Jahr zu Jahr nützlich sein. 

3. Remote Work: Daten sind sehr nützlich, um Remote-Mitarbeitende zu managen und ihre Arbeit zu organisieren. Sind deine Remote-Mitarbeitenden glücklich und produktiv? Haben sie genügend Möglichkeiten, sich weiterzuentwickeln? Werden sie befördert? Diese und viele andere Fragen können mit Hilfe von Mitarbeiterdaten beantwortet werden. 

Weitere wichtige Themen waren, wo wir Input erhalten haben: 

4. Diversity, Equity, Inclusion 

5. Interne Mobilität 

6. Employee Engagement und Experience 

7. Compliance 

8. Aufbau einer einheitlichen Organisation 

Daraus lässt sich ableiten, dass Unternehmen zunehmend erkennen, dass eine systematische Organisation und Pflege von Mitarbeiterdaten notwendig ist, um diese Anwendungsbereiche erfolgreich zu managen. Allerdings gibt es große Unterschiede in der Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Mitarbeiterdaten umgehen.  

Wir konnten drei Kategorien unterscheiden: Beginner, Emerging und Developed Companies. Für jede dieser drei Kategorien gibt es unterschiedliche Herausforderungen und Bedürfnisse in Bezug auf Mitarbeiterdaten. 

Beginner 

Dies sind die Unternehmen, die noch ganz am Anfang ihrer Datenreise stehen und die ihre Daten noch nicht systematisch organisieren oder zur Verfügung stellen. Ihre größten Pain Points sind: 

• Die Auswahl und Inbetriebnahme der richtigen Mitarbeiterbefragungsplattform. 
• Manuelle Datenverwaltung und -speicherung: Viele verwenden immer noch Excel. 
• Unwissenschaftliche Fragebögen oder Erhebungen, denen es an Validität mangelt und die oft unstrukturiert sind. 

Emerging 

Unternehmen, in denen Personaldaten unternehmensweit in vergleichbarer Form vorliegen und zugänglich sind. Diese Unternehmen stehen vor der grundsätzlichen Herausforderung, wie die Daten systematisch genutzt werden können, um die Früchte zu ernten. Ihre größten Pain Points sind daher: 

• Fehlende unternehmensweite Rahmenbedingungen für die Datennutzung. 
• Keine Automatisierung der Datenabfrage. 
• Eine große Menge an Daten wird gesammelt, aber es gibt keine diagnostischen Daten, die über den Ist-Zustand hinausgehen. Z.B.: Man weiß, wie viele Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, aber man weiß nicht, warum sie gehen und was man dagegen tun kann. 
• Schwierigkeiten bei der Ableitung valider Maßnahmen und Aktionen aus Personaldaten. Mehr dazu in diesem ausführlichen Artikel: Deutsche Unternehmen schöpfen ihr Datenpotenzial zu wenig aus – Effectory 
• Mitarbeitenden ist nicht immer klar, warum und wozu die Befragungen verschickt werden. 

• Unsicherheit bei der Datenauswertung. 

Developed 

Unternehmen, die sowohl die Bereiche Organisation und Automatisierung von Reporting und Analytics als auch die entsprechende Governance gut etabliert haben. Allerdings können auch hier noch Herausforderungen bestehen, da nicht immer klar ist, wie das aufgebaute Handlungspotenzial genutzt werden kann, um weitere Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Ihre größte Pain Points sind somit:  

• Feinheiten wie das Timing von Befragungen, um die Mitarbeitenden nicht zum falschen Zeitpunkt zu erreichen. 
• Messung und Überwachung der konkreten Auswirkungen von verschiedenen HR-Maßnahmen. 
• Rollenverteilung: Wer kümmert sich um die Ergebnisse und Maßnahmen, nachdem das Unternehmen die Daten ausgewertet hat? 

Das zweischneidige Schwert des datengestützten Personalmanagements 

In den letzten Jahren hat die Personalabteilung eine strategischere Rolle im Unternehmen eingenommen, sieht sich aber gleichzeitig mit einer unüberschaubaren Menge an Daten konfrontiert. 

Laut einer Studie von Accenture (Shook & Tayob, 2023) hat sich die Rolle des CHRO von einer rein administrativen zu einer strategischen Führungs- und Wachstumsfunktion entwickelt. “Diese „High-Resolution-CHROs“ beschleunigen die kontinuierliche Neuerfindung des gesamten Unternehmens („Reinvention“) “, sind verantwortlich für die Identifizierung und Entwicklung von Führungskräften und entwickeln Personalstrategien, die auf die Geschäftsziele abgestimmt sind (Shook & Tayob, 2023; Van Heijst, 2022). 

Auch HR-Teams übernehmen längst nicht mehr nur administrative Aufgaben, sondern bringen sich auch verstärkt in die Strategieentwicklung ein. Dies zeigen nicht nur diverse Publikationen zum Thema Personalführung, sondern auch unsere eigenen Erfahrungen im Austausch mit Kunden in den vergangenen Jahren.  

Strategisches Denken gehört jetzt zum Alltag 

Als wir Personalverantwortliche in Deutschland dazu befragt haben, welcher externe Faktor ihre Arbeitsansätze am meisten beeinflusst, nannten 40 % die Tatsache, dass ihre HR-Abteilungen mittlerweile in strategische Entscheidungen involviert sind. Dazu kommt noch die Bewältigung der Datenflut und der damit verbundenen Managementherausforderungen.  

Laut einer Studie von Oracle (2023), bei der 14.000 Mitarbeitende und Führungskräfte in 17 Ländern befragt wurden, wünschen sich 97 % der Menschen Unterstützung durch Daten, aber 86 % geben an, dass die Menge an Daten Entscheidungen in ihrem persönlichen und beruflichen Leben erschwert. 70 % der Befragten bestätigten, dass sie schon einmal auf eine Entscheidung verzichtet haben, weil die Daten, mit denen sie konfrontiert wurden, zu überwältigend waren. 

Auch unsere Studien zeigen, dass gerade deutsche Unternehmen ihr Datenpotenzial leider viel zu wenig nutzen. So geben rund 60 % der Personalverantwortlichen an, bisher keine organisatorischen Veränderungen auf Basis von Mitarbeiterfeedback vorgenommen zu haben, obwohl 85 % mindestens einmal im Jahr eine Mitarbeiterbefragung durchführen.  

Quantität ist nicht immer gleich Qualität 

Die Kluft zwischen der Menge der verfügbaren Daten und der Anzahl der daraus abgeleiteten HR-Maßnahmen wird immer größer. Es liegt nun an den Personalverantwortlichen, einen Weg zu finden, ihre Mitarbeiterdaten intelligent zu sammeln, optimal zu organisieren und daraus handlungsorientierte Erkenntnisse zu gewinnen. Dazu brauchen sie eine klare Strategie: nicht nur in Bezug auf die vorhandenen Daten, sondern auch in Bezug auf die Art und Weise, wie sie diese Mitarbeiterdaten sammeln.  

Mit der zunehmenden Verantwortung für strategische Entscheidungen und der gleichzeitigen Flut an verfügbaren Daten steht HR im Jahr 2023 zweifellos vor einer anspruchsvollen Aufgabe – einem prekären Drahtseilakt auf dem schmalen Grat zwischen funktionaler Fitness und strategischem Denken. Wie geht man mit diesem Druck richtig um?  

Mitarbeiterdaten richtig gewinnen und nutzen 

Für eine effektive Datenanalyse sind die Gewinnung und Verarbeitung von qualitativ hochwertigen Daten von entscheidender Bedeutung. Dabei geht es nicht nur um die Menge, sondern vor allem um die Qualität der Daten. In der heutigen Welt sind die Möglichkeiten zur Datensammlung praktisch unbegrenzt – von Mitarbeiterbefragungen über Leistungsbeurteilungen bis hin zu Social-Media-Feedback. Die Herausforderung besteht darin, aus diesem Meer von Informationen diejenigen zu extrahieren, die für deine spezifischen Ziele und Strategien relevant sind. 

Hier sind einige Strategien, die HR anwenden kann, um sicherzustellen, dass sie Daten von hoher Qualität sammeln und diese dann richtig nutzen, um den Geschäftserfolg zu fördern: 

1. Setze klare Prioritäten 

HR-Teams müssen ihre Prioritäten klar definieren und sich auf die Daten konzentrieren, die am meisten zur Erreichung dieser Ziele beitragen. Indem sie diejenigen Daten identifizieren, die wirklich aussagekräftig sind, können sie die Datenflut eindämmen und sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist. 

2. Automatisiere, wo es möglich ist 

Durch den Einsatz von Technologien wie Künstlicher Intelligenz und Machine Learning können viele Datenanalyseprozesse automatisiert werden. Das ermöglicht es HR, sich auf die strategischen Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren und die gewonnenen Erkenntnisse in die Praxis umzusetzen. 

3. Fördere die Datenkompetenz im gesamten Team 

Es ist wichtig, dass alle Mitglieder des HR-Teams die Fähigkeiten und das Wissen haben, um Daten effektiv zu nutzen. Durch Schulungen und Weiterbildung kann das gesamte Team in die Lage versetzt werden, Daten zu interpretieren und auf der Grundlage dieser Daten fundierte Entscheidungen zu treffen. 

4. Nutze spezialisierte Tools und Plattformen 

Es gibt viele Tools und Plattformen, die speziell darauf ausgelegt sind, große Datenmengen zu managen und zu analysieren. Mit ihrer Hilfe können HR-Teams die Datenflut bewältigen und wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die für die strategische Planung genutzt werden können. 

5. Kollaboriere mit Data Scientists 

Data Scientists sind Expert:innen für das Managen und Analysieren großer Datenmengen. Durch die Zusammenarbeit mit diesen Expert:innen können HR-Teams sicherstellen, dass sie das volle Potenzial ihrer Daten ausschöpfen und gleichzeitig die notwendige Zeit für die strategische Planung und Umsetzung haben. 

6. Greife auf die Erfahrungen und Best Practices Anderer zurück (Moore, 2019) 

Leider agieren viele Personalabteilungen oft isoliert vom Rest des Unternehmens und arbeiten nach dem Prinzip der absoluten “Diskretion” und Trennung. Dadurch entgehen den HR-Fachleuten jedoch wichtige datenbasierte Erkenntnisse und Know-how, die ihnen andere Abteilungen wie IT, Rechtsabteilung oder Daten- und Analyseteams zur Verfügung stellen könnten. Durch eine Öffnung und die Teilnahme an Sitzungen zum Austausch von Datenwissen können sowohl HR als auch das Management nützliche Informationen und Einblicke gewinnen, die ihre Produktivität in der Zukunft steigern können. 

7. Stelle sicher, dass du über einen Ethikkodex verfügst (Moore, 2019) 

Wenn es um die Erfassung von Mitarbeiterdaten geht, werden viele Unternehmen schnell fündig. Doch was passiert, wenn die Befragung abgeschlossen ist? Wie werden die Ergebnisse ethisch bewertet? Werden die gewonnenen Erkenntnisse richtig genutzt?   

Um diese Fragen beantworten zu können, brauchen Personalabteilungen zwei Dinge: ein Data Governance-Konzept und einen Ethikkodex für die Nutzung und Erhebung von Mitarbeiterdaten.  

Data Governance beinhaltet die Festlegung von Richtlinien und Prozessen zur Sicherung der Datenqualität. Dazu gehören Standards für die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Daten sowie Maßnahmen zur Überprüfung und Verbesserung der Datenqualität. Es ist unvermeidlich, dass einige Daten ungenau, veraltet oder anderweitig irrelevant sind. Daher ist es wichtig, die Datenbanken regelmäßig zu bereinigen und zu aktualisieren.  

Ein Ethikkodex auf der anderen Seite ist eine Reihe von Prinzipien und Richtlinien, die von Organisationen zur Gewährleistung eines korrekten und ethischen Umgangs mit den Daten ihrer Mitarbeitenden entwickelt und befolgt werden. Er dient als Grundlage für das Verhalten und die Entscheidungsfindung in Bezug auf die Erfassung, Verwendung, Speicherung und Weitergabe von Mitarbeiterdaten und deckt verschiedene Aspekte wie Fairness und Nichtdiskriminierung oder Datenschutz und Datensicherheit ab. Unternehmen sollten immer versuchen, einen Ethikkodex zu entwickeln, der mit ihrer Unternehmenskultur vereinbar ist.   

Nicht zuletzt sollten sich Unternehmen bereits vor der Datenerhebung Gedanken über ein sogenanntes „Löschkonzept“ machen. Natürlich gibt es rechtliche Verpflichtungen. Häufig kommt es jedoch vor, dass Unternehmen ihre Mitarbeiterdaten entweder gar nicht, viel zu spät oder sogar viel zu früh löschen. Um dem entgegenzuwirken, müssen die Unternehmen im Voraus überlegen und festlegen, was mit den Daten nach der Befragung geschieht und zu welchem Zeitpunkt. 

8. Erkläre den Mitarbeitenden, warum und wofür du Daten sammelst (Moore, 2019) 

Transparenz ist das A und O – vor allem, wenn es um persönliche Mitarbeiterdaten geht. Eine kürzlich von Gartner (Moore, 2019) durchgeführte Arbeitsmarktstudie hat gezeigt, dass die Mehrheit der Beschäftigten mehr als bereit ist, persönliche Informationen mit ihrem Arbeitgeber zu teilen, wenn sie die Möglichkeit dazu haben und die richtige Erklärung erhalten. Lediglich 4 % der Befragten gaben an, dass sie keinerlei Daten weitergeben würden. Warum so viel Enthusiasmus bei den Beschäftigten? Die Antwort ist einfach: Die Mehrheit wünscht sich personalisierte HR-Dienstleistungen und ist bereit, diese durch die Weitergabe ihrer Daten zu ermöglichen. Wenn du also planst, Mitarbeiterdaten zu sammeln oder Befragungen durchzuführen, stelle sicher, dass du das Was und Warum klar kommunizierst – nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die einzelnen Beschäftigten. Diese Informationen müssen klar, prägnant und sachlich richtig sein und den Beschäftigten erklären, wie ihre Daten gesammelt und verwendet werden. 

9. Gewährleiste Datenschutz und Anonymität 

Mitarbeitende müssen sich sicher fühlen, wenn sie ihre Meinungen und Erfahrungen teilen. Datenschutz und Anonymität sind dabei von zentraler Bedeutung. Wenn Mitarbeitende glauben, dass ihre Antworten vertraulich behandelt werden, sind sie eher bereit, ehrlich und offen zu antworten, was zu qualitativ hochwertigeren Daten führt. 

10. Verwende valide und zuverlässige Messinstrumente 

Die Messinstrumente, die zur Datenerhebung verwendet werden, müssen sowohl valide als auch zuverlässig sein. Das bedeutet, dass sie genau messen müssen, was sie messen sollen (Validität) und dass sie bei wiederholter Anwendung konsistente Ergebnisse liefern (Zuverlässigkeit). Bei Mitarbeiterumfragen bedeutet dies beispielsweise, dass die Fragen klar und verständlich formuliert sein müssen und die Antworten wirklich das messen, was sie messen sollen. 

Der Weg in die Zukunft: Datengesteuertes HR 

Insgesamt ist es eine herausfordernde, aber keineswegs unüberwindbare Aufgabe für HR, den Spagat zwischen strategischer Verantwortung und Datenmanagement zu meistern. Mit den richtigen Werkzeugen, Fähigkeiten und Prioritäten kann HR sowohl ein strategischer Partner als auch ein kompetenter Datenverwalter sein.  

Wir bei Effectory glauben fest daran, dass die Zukunft des HR in der Datenanalyse liegt. Und das bedeutet nicht nur, Daten zu sammeln und zu analysieren, sondern sie auch in eine nutzbare Form zu bringen. Wir sprechen von Dashboards, die auf einen Blick zeigen, was in deinem Unternehmen vor sich geht, von Berichten, die klar und verständlich sind, und von Vorhersagemodellen, die dir helfen, zukünftige Trends zu erkennen und darauf zu reagieren. 

Wenn dir die oben genannten Schritte zu komplex oder aufwändig erscheinen, kannst du immer noch einen externen Befragungsdienstleister beauftragen. Viele Mitarbeitende ziehen es sogar vor, wenn ein externer Dienstleister die Befragung durchführt. So fühlen sie sich sicherer, dass weder Führungskräfte noch HR oder Kolleg:innen Einsicht in ihre Antworten erhalten.  

Hier kommt Effectory ins Spiel: ein zuverlässiger Partner für alle Belange rund um Mitarbeiter- und Pulsbefragungen. Wenn du nicht weißt, wo du mit deinen Mitarbeiterdaten anfangen sollst oder wie du die gewonnenen Erkenntnisse nutzen kannst, bist du bei uns immer willkommen. Seit 25 Jahren sind wir auf strategische Mitarbeiterbefragungen für Unternehmen jeder Größe und Branche spezialisiert und unterstützen unsere Kunden durch persönliche Betreuung und Beratung. Bei uns kannst du immer sicher sein, dass alles reibungslos abläuft und deine Daten in sicheren Händen sind.   

Interessiert an einem unverbindlichen Erstgespräch? Dann melde dich unten für eine kostenfreie Demo an – unsere Expert:innen kontaktieren dich umgehend und helfen dir, Effectory besser kennenzulernen. 

Fazit 

Daten sind nicht nur ein nettes Extra, sondern eine Notwendigkeit für jeden HR-Manager, der im Jahr 2023 und darüber hinaus erfolgreich sein will. Mach 2023 zu dem Jahr, in dem du deine Daten in die Hand nimmst, sie beherrschst und nutzt, um bessere Entscheidungen zu treffen. Denn wenn es um HR geht, sind Daten die neue Währung – und wer sie richtig nutzt, hat das Spiel schon halb gewonnen.

Wir von Effectory unterstützen dich dabei. Unsere Tools für Mitarbeiterbefragungen liefern dir die Daten, die du brauchst, um fundierte Entscheidungen zu treffen und dein Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen. Kontaktiere uns noch heute und finde heraus, wie wir dir helfen können.

Quellen 

Moore, S. (2019, August 6). Do’s And Don’ts Of Using Employee Data. Gartner. Retrieved June 14, 2023, from https://www.gartner.com/smarterwithgartner/dos-and-donts-of-using-employee-data 

Oracle. (2023). How Data Overload Creates Decision Distress. 2023 Decision Dilemma global study. Retrieved April 25, 2023, from https://www.oracle.com/cloud/decision-dilemma/ 

Van Heijst, F. (2022, July 28). Die neue Rolle des Chief Human Resources Officer (CHRO) | HR JOURNAL. HR JOURNAL. https://www.hrjournal.de/die-neue-rolle-des-chro/ 

Shook, E., & Tayob, Y. (2023). Der CHRO als Treiber des Wachstums. www.accenture.com. https://www.accenture.com/de-de/insights/consulting/chro-growth-executive