Wie De Heus seinen Befragungsprozess mit Effectorys Org.mapper für Befragungen vereinfacht hat  

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In einem Gespräch mit Silvian Nanarjain, Group Manager HRIS & Strategic Projects bei De Heus, erzählte er, wie der Org.mapper die Datenverwaltung für De Heus vereinfacht, die Datengenauigkeit verbessert, Probleme während des Befragungsprozesses minimiert und einen echten Unterschied in der Befragungsstrategie gemacht hat. 

Über De Heus

De Heus ist ein internationales Unternehmen, das bereits in der vierten Generation geführt wird und sich der Verbesserung des Zugangs zu hochwertigen Futtermitteln für die Landwirtschaft weltweit verschrieben hat. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden – von Kleinbauern bis hin zu landwirtschaftlichen Großbetrieben – mit hochwertigen Futtermitteln und Dienstleistungen für eine nachhaltige Entwicklung.  

Wir sprachen mit Silvian Nanarjain, um die Personalstruktur des Unternehmens besser zu verstehen und zu erfahren, wie De Heus den Org.mapper zur Verbesserung ihrer Befragungsprozesse einsetzt. Mit seiner umfassenden Erfahrung in den Bereichen HR-Tech, Change Management und Projektmanagement unterstützt Silvian das Unternehmen bei der Professionalisierung seiner HR-IT-Landschaft, der Optimierung seiner HR-Prozesse und des Datenmanagements.

Im Gespräch erhielten wir Einblicke in die aktuelle HR-Landschaft von De Heus, die Herausforderungen, denen man sich vor dem Einsatz des Org.mappers gegenübersah und was sich seit der Implementierung dieses Tools geändert hat. 

Eine komplexe HR-Landschaft

De Heus beschäftigt über 10.000 Mitarbeitende in 20 Ländern und verwaltet diese Daten, ohne ein zentrales HR-System zu nutzen. Das erschwert die Konzeption und das Aufsetzen von Mitarbeiterbefragungen enorm. Trotz dieser Herausforderungen bemüht sich das Unternehmen jedoch konstant um ein effektives Personalmanagement und die Einbeziehung der Mitarbeitenden – und setzt deswegen auch auf Befragungen. 

Die Herausforderungen

Die Durchführung von unternehmensweiten Befragungen bei De Heus war aufgrund der fragmentierten HR-IT-Landschaft zeitaufwändig und fehleranfällig. Der Prozess erforderte die manuelle Bearbeitung mehrerer Excel-Dateien und eine umfangreiche Datenvalidierung und -bereinigung. Silvian erläuterte, dass bei der Erstellung einer Befragung jedes Land die Mitarbeiterdaten lokal extrahieren musste. Anschließend wurde viel Zeit damit verbracht, die Richtigkeit dieser Mitarbeiterdaten zu überprüfen – ein arbeitsintensiver Prozess:

Vor dem Org.mapper mussten wir Excel-Dateien aus 15-20 verschiedenen Ländern zusammenstellen […] – eine Menge Datenbereinigung und Datenüberprüfung, bevor wir eine Befragung überhaupt versenden konnten. Das war sehr viel manuelle Arbeit.

Wie der Org.mapper für Befragungen De Heus unterstütze 

Der Org.mapper veränderte den Befragungsprozess bei De Heus. Das Tool ermöglichte es dem Unternehmen, Mitarbeiterdaten von verschiedenen Standorten anzufordern, ohne, dass eine erste Datenbereinigung erforderlich war. Mit der Unterstützung unserer Experten konnte De Heus diese Daten problemlos in den Org.mapper integrieren.

Anschließend konnten sie die Mitarbeiterdaten vor Beginn der Befragung visualisieren, überprüfen und anpassen. Die Daten wurden automatisch korrekt formatiert, um alle Mitarbeitenden richtig einzuordnen, und anschließend problemlos in My Effectory, unsere Befragungsplattform, importiert.

Darüber hinaus halfen unsere Experten beim Aufbau der Managementhierarchie von De Heus, sodass das Unternehmen auch Ergebnisberichte auf Teamebene erstellen konnte. Die Einrichtung der Hierarchie ist nur zu Beginn erforderlich und wird für künftige Befragungen gespeichert. Sie kann auch leicht aktualisiert werden, wenn neue Mitarbeitende hinzukommen oder andere das Unternehmen verlassen. Nanarjain erläuterte, dass diese Methode einfacher war und zu einer erheblichen Zeitersparnis und weniger Fehlern führte:

Das Tool selbst ist sehr intuitiv zu bedienen […] wir konnten die Daten leicht anpassen oder die Hierarchie ändern und die Mitarbeitenden einem anderen Manager zuweisen. Wenn man das in Excel macht, braucht man mehr Zeit, und es ist auch fehleranfälliger. Und wenn man in Excel ein paar Fehler hat, dann ist man mit einer großen Datei wahrscheinlich verloren. 

Positive Veränderungen

Durch den Einsatz des Org.mappers für Befragungen hat De Heus viel Zeit gespart. Obwohl keine genauen Zahlen genannt werden können, schätzt Silvian, dass der Zeitaufwand für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten um etwa 30 % gesunken ist. Das Unternehmen profitierte vor allem von präziseren Daten und weniger Unstimmigkeiten während des Befragungsprozesses: 

Ich schätze, dass wir dank des Org.mappers etwa 30 % weniger Zeit für die Organisation und Aufbereitung von Daten aufwenden mussten. Und neben der Zeitersparnis und der Entlastung unserer HR-Abteilung sehen wir auch eine höhere Datengenauigkeit und -qualität.

Ausblick für künftige Befragungen

De Heus plant, den Org.mapper für Befragungen auch in Zukunft zu nutzen und sucht nach weiteren Möglichkeiten, die Methoden für das Mitarbeiter-Feedback zu verbessern. Das Tool erwies sich als sehr hilfreich für die HR-Abteilungen, insbesondere angesichts der komplexen, multinationalen Struktur des Unternehmens.

Der Org.mapper war für uns ein sehr praktisches Tool, vor allem für den Aufbau der Hierarchie und die einfache Organisation und Aufbereitung der Daten. Wir konnten bei der Verwaltung der Befragung spürbar Ressourcen und Zeit sparen. Außerdem konnten wir die Daten innerhalb weniger Minuten in My Effectory hochladen. Im Vergleich zur manuellen Arbeit, die wir davor hatten, war das eine erhebliche Verbesserung des Prozesses.

Für Personalverantwortliche in ähnlichen Organisationen kann der Org.mapper die Befragungsprozesse erheblich vereinfachen. Durch die Verringerung des manuellen Aufwands und die Erhöhung der Datengenauigkeit können Unternehmen sich auf die Analyse der Ergebnisse und die Einleitung sinnvoller Maßnahmen konzentrieren. De Heus’ Erfahrung zeigt, dass die Verwendung des Org.mappers für Befragungen zu einer besseren HR-Effizienz und Datenverwaltung führen kann: 

Bei einer fragmentierten HR-IT-Landschaft wie der unseren ist es definitiv ein wichtiges Werkzeug, das man haben sollte. Ich würde es anderen Unternehmen empfehlen, wenn sie die gleiche Art von Landschaft haben, um ihre Daten zu organisieren.