15 einfache Schritte, wie Sie eine Feedbackkultur etablieren können – am Beispiel von Effectory (Teil 2)

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F: Wie haben Sie die Feedbackkultur bei Effectory aufgebaut?

1. Autonomie betonen und auf Mikromanagement verzichten

Wir glauben fest daran, dass unsere Mitarbeitenden mit den ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen die bestmögliche Arbeit leisten können. Das bedeutet, dass wir unsere Beschäftigten stets ermutigen, ihre Vorgesetzten oder Kollegen um Rat und Hilfe zu bitten, ihnen aber niemals unsere Ansichten oder Vorgehensweisen aufzwingen. Vor allem dann nicht, wenn wir sehen, dass Teammitglieder aus eigener Kraft Großartiges leisten.

Unsere Mitarbeitenden sind in der Lage, aus eigener Kraft Werte zu schaffen. Autonomie bedeutet für uns nicht nur, dass wir Beschäftigten erlauben, eigene Prioritäten zu setzen, oder dass wir ihnen eigene Entscheidungen zutrauen. Sie bedeutet für uns auch die Freiheit, auf allen Ebenen des Unternehmens schnell und richtig auf Feedback zu reagieren und es weiterzugeben.

Christian de Waard, CEO Effectory

Eine Möglichkeit, Autonomie im Unternehmen zu fördern, besteht darin, den Mitarbeitenden alle wichtigen Geschäftsinformationen zur Verfügung zu stellen. So sind sie immer auf dem Laufenden und können sich ihre eigene Meinung bilden – auch wenn diese Meinung von Ihrer abweicht.

2. Feedback-Disziplin und -Hygiene trainieren

Um Peer-to-Peer- und Peer-to-Manager-Feedback möglichst fruchtbar zu gestalten, schulen wir unsere Mitarbeitenden, genau zu definieren, welches Feedback sie brauchen und wünschen.

Wie Sie dies in Ihrem Unternehmen handhaben, ist natürlich sehr individuell. Eine Möglichkeit, die Feedback-Disziplin unter den Mitarbeitern zu fördern, besteht darin, Grenzen für das Feedback festzulegen (d. h. den Mitarbeitenden mitzuteilen, welche Art von Feedback nicht erwünscht ist) und zu erklären, wie das Feedback verwendet wird oder warum es überhaupt angefordert wurde.

3. Einfache und regelmäßige Feedbackgespräche organisieren

Planen Sie regelmäßige Treffen zwischen Teammitgliedern und ihren Managern, um Feedback zur Leistung zu geben, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und einen Entwicklungsplan zu erstellen. 

Pulsbefragungen sind kurz und prägnant und eignen sich hervorragend für diese Art von Feedback, da sie monatlich, vierteljährlich oder sogar wöchentlich versandt werden können. Gallup fand heraus, dass Teammitglieder, die wöchentliches Feedback (im Vergleich zu jährlichem Feedback) von ihren Managern erhalten:

• 5,2-mal häufiger der Meinung sind, dass sie nützliches Feedback erhalten
• 3,2-mal häufiger der Aussage zustimmen, dass sie motiviert sind, hervorragende Arbeit zu leisten
• sich 2,7-mal häufiger bei der Arbeit engagiert fühlen

Wir empfehlen, die Länge der Pulsbefragung auf 7 Fragen zu begrenzen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden nicht müde werden und die Umfrage abbrechen.

Wenn es um Fortschrittsgespräche geht, ist es besser, die Kolleg:innen zu bitten, sich gegenseitig zu bewerten anstatt sich selbst. Denn Menschen neigen dazu, zu zögern, wenn es darum geht, ihren eigenen Fortschritt ehrlich zu bewerten. (Lencioni, 2023)

4. Anonyme Mitarbeiterbefragungen als Gegengewicht zu persönlichen Feedbackgesprächen einsetzen

Nicht jedes Feedback muss anonym sein, aber es ist hilfreich, den Mitarbeitenden zumindest einen anonymen Kommunikationskanal zur Verfügung zu stellen. Sie können selbst entscheiden, ob dieser Kanal digital (z. B. eine Online-Mitarbeiterbefragung) oder physisch (z. B. ein Kummerkasten) sein soll. 

Auf diese Weise haben Ihre Mitarbeitenden einen sicheren Ort, an dem sie ihre Meinung und ihr Feedback äußern können, insbesondere wenn sie sich nicht trauen, ihre Gedanken laut auszusprechen.

5. Mit gutem Beispiel vorangehen und die Voraussetzungen für kollaboratives Problemlösen schaffen

In vielen Unternehmen gilt es als Tabu, geschäftliche Herausforderungen oder Probleme mit dem Team zu teilen. Fehler werden oft als “schmutzige” Geheimnisse behandelt – aus Angst, die Mitarbeitenden zu demotivieren oder gar zu verschrecken. Wir glauben jedoch, dass das Gegenteil der Fall ist!

Als Führungskraft ist es wichtig, offen zu sein und Ihre Fehler mit Ihrem Team zu teilen. So können Ihre Mitarbeitenden die Problemlösung als Team angehen und die geschäftlichen Herausforderungen schneller und kreativer meistern.

Don Griffioen, Chief Strategy Officer

Sie sollten Ihre Mitarbeitenden auch proaktiv um Feedback zu Ihrer Führungsleistung bitten. Dies können Sie tun, indem Sie eine Mitarbeiterbefragung auf Teamebene einrichten.

6. Kommunikationstraining und kontinuierliche Unterstützung anbieten

Schulen Sie Ihre Teammitglieder darin, effektiv Feedback zu geben und zu erhalten, aktiv zuzuhören und konstruktiv zu reagieren. Einige dieser Fähigkeiten mögen für Sie selbstverständlich sein, für andere jedoch nicht!

Indem Sie Ihren Mitarbeitenden praktische Werkzeuge wie die DESC-Technik (Describe, Express, Specify, and Consequences) beibringen, können Sie ihnen helfen, auszudrücken, was ihre Kolleg:innen mehr, weniger oder anders tun sollten, um ihre Leistung zu verbessern.

Dies kann die Beschäftigten ermutigen, auch außerhalb der jährlichen Mitarbeiterbefragungen oder Mitarbeitergespräche proaktiv Feedback zu geben.

Und vergessen Sie nicht, dass Kommunikationsfähigkeiten aufgefrischt werden müssen. Auch wenn Sie bereits einen Kommunikationsworkshop durchgeführt haben, ist es eine gute Idee, diese Trainingsmodule von Zeit zu Zeit zu wiederholen und dabei Teammitglieder und Führungskräfte einzubeziehen.

Am besten ist es, Feedback-Training in die Onboarding-Phase der Mitarbeitenden zu integrieren und dann von Zeit zu Zeit nachzufassen, wenn man das Gefühl hat, dass diese Fähigkeiten aufgefrischt werden müssen.

Don Griffioen, Chief Strategy Officer

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Schulungsbedarf Ihre Mitarbeitenden haben, ist es immer eine gute Idee, eine kurze Mitarbeiterbefragung durchzuführen.

7. Feedback würdigen und belohnen und allen klar machen, dass Meinungen zählen

Wir laden unsere Beschäftigten immer dazu ein, ihre Gedanken zu teilen, und wir stellen sicher, dass sie dann sehen, was mit diesem Feedback gemacht wird. Wir tun auch unser Bestes, um die Vorteile und positiven Auswirkungen ihres Feedbacks hervorzuheben, nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch außerhalb. Zum Beispiel in der Gesellschaft oder in anderen Unternehmen.

Don Griffioen, Chief Strategy Officer

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Situationen zu feiern, in denen Feedback gegeben und positiv aufgenommen wurde, um dem Team die Vorteile einer offenen Kommunikation vor Augen zu führen. So können Sie beispielsweise Personen öffentlich anerkennen, die Feedback gegeben haben, das zu positiven Veränderungen geführt hat. Dies kann durch unternehmensweite E-Mails, Ankündigungen oder während Teambesprechungen geschehen. 

Alternativ können Sie auch kleine Danksagungen an Einzelpersonen senden oder erfolgreiche Mitarbeitende auf Ihren Social-Media-Kanälen vorstellen.  

Wenn Sie anonyme Online-Umfragen verwenden, sollten Sie Anreize wie Easter Eggs, Gutscheine oder Gamification-Elemente einbauen, um die Teilnahme zu fördern und den Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, dass sie für ihre Zeit belohnt werden.  

Ein Gamification-Element, das wir in unseren Umfragen verwenden und das sich als sehr erfolgreich erwiesen hat, ist das animierte Smiley-Gesicht über dem eNPS (Employee Net Promotor Score)-Slider.

8. Interaktive Umgebungen schaffen, in denen Menschen zu Wort kommen können

Eine einfache Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Menschen ausdrücklich zur Teilnahme an Meetings und Besprechungen einzuladen. Wenn Sie jemanden sehen, der Ihrer Meinung nach einen wertvollen Beitrag leisten könnte, sprechen Sie ihn direkt an und laden Sie das Teammitglied ein, sich an der Diskussion zu beteiligen. 

Wenn Sie den Teammitgliedern eine Plattform bieten, sind sie eher bereit, sich zu äußern. So lernen sie, spontan und direkt Feedback zu geben, und ihr Verhalten ändert sich langsam in Richtung Feedbackkultur.

9. Belohnungssystem für Teams einrichten

Belohnen Sie nicht Einzelpersonen, sondern ganze Teams für das Erreichen oder Übertreffen ihrer Ziele. Dies fördert das Verantwortungsgefühl im Team, da die Mitarbeitenden ihre Kolleg:innen nicht mit ihren eigenen schlechten Leistungen “im Stich lassen” wollen. (Lencioni, 2023)

Darüber hinaus werden Teammitglieder dazu ermutigt, leistungsschwächere Kollegen zu unterstützen und ihnen Feedback zu geben. (Lencioni, 2023)

10. Lernen, “schlechte Nachrichten” zu überbringen

Auch wenn es kontraintuitiv sein mag, schlechte Nachrichten zu überbringen, ist es notwendig, um wichtige Informationen weiterzugeben. Gerade in Krisenzeiten ist es wichtig, ehrlich und transparent zu sein, wenn etwas schief läuft. Nicht nur nach außen, sondern auch nach innen.

Eine der besten Methoden ist es, schlechte Nachrichten persönlich zu überbringen. Es ist schwer, dem Drang zu widerstehen, eine E-Mail zu schreiben, aber es ist notwendig, um eine Beziehung aufzubauen. Ein ehrliches Gespräch von Angesicht zu Angesicht hilft auch, Missverständnisse zu vermeiden und die Situation schneller zu klären.

Eine wichtige Voraussetzung dafür, dass sich Beschäftigte und Führungskräfte beim Überbringen schlechter Nachrichten wohl fühlen, ist psychologische Sicherheit.

11. Psychologische Sicherheit fördern und ein Umfeld schaffen, das frei von Schuldgefühlen ist

Effectory bietet Ihnen die Möglichkeit, die psychische Belastung Ihrer Mitarbeitenden zu ermitteln. Die Bewertung des psychischen Stressrisikos ist präzise, kurz und einfach und erfolgt über einen kurzen Online-Fragebogen mit einer Reihe standardisierter Fragen.

Sobald Sie wissen, wie es Ihren Beschäftigten geht und wie sicher sie ihre Arbeitsumgebung empfinden, können Sie Gegenmaßnahmen ergreifen. 

In ihrem Buch The Fearless Organization (2018) beschreibt Edmondson detailliert die Komponenten eines psychologisch sicheren Arbeitsplatzes und wie man ihn schafft. Zu den wichtigsten Schritten gehören:

• Erwartungen festlegen
• Das Ziel hervorheben
• Demut zeigen
• Aktiv zuzuhören
• Strukturen und Prozesse einrichten und Foren für Feedback schaffen
• Gute Arbeit anerkennen und anderen danken
• Fehler entstigmatisieren

So schaffen Sie ein Umfeld, in dem Fehler als Chance zum Lernen und Wachsen gesehen werden und nicht als Grund für Bestrafung.

12. Feedback anerkennen und schnell darauf reagieren

Stellen Sie sicher, dass das Feedback ernst genommen und schnell umgesetzt wird, damit die Teammitglieder das Gefühl haben, dass ihr Beitrag geschätzt und ihre Meinung respektiert wird.

Bei Effectory nennen wir diese Phasen des Feedbackprozesses “Empower” und “Optimize” und sie sind ein wichtiger Bestandteil jeder Umfrage, die wir für uns und für unsere Kunden durchführen. Ziel ist es, datenbasierte Erkenntnisse zu nutzen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Best Practices und Vorschläge auf individueller Ebene, aber auch auf Team- und Organisationsebene umzusetzen. 

Je nach Plan kann dies auch individuelle Workshops mit unseren Strategieberatern beinhalten. Sie helfen Ihnen, Prioritäten zu identifizieren und die notwendigen Schritte umzusetzen.

13. Feedback-Blocker erkennen und beseitigen

Haben Sie eine niedrige Rücklaufquote bei Mitarbeiterbefragungen? Es gibt viele Gründe, warum sich Mitarbeitende nicht oder nur teilweise an Ihren Feedback-Bemühungen beteiligen.

Ein solcher Blocker, den wir in unserer eigenen Arbeit identifiziert haben, sind die unterschiedlichen Kulturen. Kommunikation, die in Europa funktioniert, muss nicht unbedingt in Asien, Südamerika oder den USA funktionieren. Denn unterschiedliche Länder haben auch unterschiedliche Feedbackkulturen.

Je mehr internationale Niederlassungen oder Büros ein Unternehmen hat, desto größer ist der Bedarf an Feedback, aber die Ausgangspunkte für die einzelnen Teilnehmenden werden viel unterschiedlicher und komplexer.

Christian de Waard, CEO Effectory

Als Personalverantwortlicher müssen Sie Strategien entwickeln, um die unterschiedlichen Feedbackkulturen in Ihrem Unternehmen anzusprechen und Ihre Botschaften entsprechend anzupassen. Es kann auch sehr hilfreich sein, persönlich mit den Mitarbeitenden vor Ort zu sprechen. So können Sie besser verstehen, was sie davon abhält, Feedback zu geben.

14. Langsam anfangen, stetig wachsen

Viele Unternehmen wollen von heute auf morgen von 0 auf 100 kommen, wenn sie mit Mitarbeiterbefragungen anfangen. Feedbackkultur birgt aber auch ein gewisses Risiko.

Christian de Waard, CEO Effectory

Gerade in risikoaversen Unternehmen ist es ratsam, kleine Schritte zu gehen, um Kulturkonflikte und Befragungsmüdigkeit zu vermeiden. Hier kann der Ansatz des kontinuierlichen Zuhörens helfen – ein konsistenter und sicherer Weg, anonymes Feedback zu geben.

15. Gemeinsam eine Feedbackkultur aufbauen

Eines der ersten Gespräche, an das sich Don erinnert, als er vor 18 Jahren bei Effectory anfing, war die Bitte der Gründer um Feedback.

“Während wir aufgehört haben, das Offensichtliche zu sehen, hast du einen frischen Blick. In 70 Prozent der Fälle haben wir vielleicht eine kluge Antwort auf die Frage, warum wir etwas tun, aber in den anderen 30 Prozent findet Wachstum und Innovation statt”.

Was die Gründer damals als Innovationslücke bezeichneten, nennt Don heute die “Aufwärtsspirale” – eine Verbindung zwischen dem Unternehmen und dem einzelnen Mitarbeitenden, die sich Ebene für Ebene in Richtung Geschäftserfolg bewegt.

Diese Spirale ermöglicht es den Menschen, ihre Talente voll auszuschöpfen. Dies wiederum wirkt als Katalysator für das Wachstum des Unternehmens.

Wir bauen die Kathedrale gemeinsam, indem wir den Mitarbeitenden die Freiheit geben, Feedback zu geben. Diese Freiheit hilft ihnen, ihre wahren Talente zu entfalten. Denn wenn sie Feedback geben, entdecken sie neue Lösungen und das ist der Anfang von Innovation in ihren Teams.

Don Griffioen, Chief Strategy Officer

F: Was waren die größten Herausforderungen beim Aufbau einer Feedbackkultur?

Der Aufbau einer Feedbackkultur ist ein kontinuierlicher Prozess. Sie erfordert ständige Aufmerksamkeit und Pflege und endet nicht mit der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung.

Führungskräfte und Personalverantwortliche müssen immer wieder die Erwartungen der Mitarbeitenden steuern – vor allem in Bezug auf die Umsetzung des Mitarbeiterfeedbacks und was mit den Ergebnissen passiert.

Wann können die Beschäftigten mit Veränderungen rechnen? Wie werden diese Veränderungen aussehen? Warum werden einige Themen vom Management aufgegriffen und andere nicht?

Wenn diese Fragen auftauchen, sollte man bereit sein, offen und ehrlich über die Kapazitäten und Prioritäten des Unternehmens zu sprechen.

F: Was waren die größten Erfolge oder positiven Auswirkungen einer Feedbackkultur?

Ich denke, einer der größten Erfolge war die schnellere Akzeptanz der Unternehmensstrategie durch die Mitarbeitenden. Wenn man Teammitglieder zum Mitdenken auffordert, verankert man die Unternehmensstrategie fast automatisch in ihren Köpfen. Und wenn sie einmal verankert ist, werden sie sehr schnell Teil der Strategieentwicklung.

Christian de Waard, CEO Effectory

Wir haben auch festgestellt, dass sich die Beschäftigten schneller weiterentwickeln. Eine Feedbackkultur hilft dem Unternehmen, Talente zu erkennen und zu fördern, und das wirkt sich sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens aus. Zum Beispiel, wenn es darum geht, neue Talente zu gewinnen. In diesem Sinne schafft eine starke Feedbackkultur ein neues Wertversprechen für potenzielle zukünftige Kolleg:innen.

Don Griffioen, Chief Strategy Officer

Nicht zuletzt trägt eine Feedbackkultur dazu bei, den Purpose zu fördern und die Gesamtstrategie des Unternehmens zu stärken.

Oft versucht die Geschäftsleitung, den Mitarbeitenden den Purpose des Unternehmens aufzuzwingen, ohne sie je nach ihrer Meinung zu fragen. Sie geben viel Geld aus, um diesen Purpose zu entwickeln, aber sie hätten wahrscheinlich besser daran getan, ihre Mitarbeitenden einfach nach ihrer Meinung zu fragen. Vor allem, um zu verstehen, ob der Purpose bei ihnen ankommt oder nicht.

Christian de Waard, CEO Effectory

F: Worauf sind Sie in Bezug auf die Feedbackkultur bei Effectory am meisten stolz?

Es mag banal klingen, aber ich bin besonders stolz darauf, dass unsere Mitarbeitenden “wagen”, uns zu widersprechen. Eine Anekdote, an die ich mich sehr gut erinnere, ist ein Gespräch mit einem Praktikanten in unserem Amsterdamer Büro. Wir sprachen über Vergütung und darüber, wie sie an den Wert gekoppelt sein sollte, den eine Person für das Unternehmen hat. Ich erwähnte, dass ich als CEO das höchste Gehalt im Unternehmen beziehe und daher auch den größten Wertbeitrag leisten muss, um dieses Gehalt zu rechtfertigen. Und dann hat mir dieser Junge, der kaum älter als 18 war, direkt in die Augen geschaut und gesagt: “Und was genau ist der Wert, den du bringst?” Ich war fassungslos. Aber gleichzeitig wurde mir klar: Wenn dieser Praktikant sich wohl fühlt, mir das an seinem zweiten oder dritten Tag ins Gesicht zu sagen, dann haben wir als Unternehmen wirklich einen weiten Weg zurückgelegt. Und dass die Kultur des direkten Feedbacks, die wir bei Effectory haben, wirklich etwas Wunderbares ist.

Christian de Waard, CEO Effectory

Was mir an unserer Kultur bei Effectory am besten gefällt, ist, dass ich als Führungskraft nicht immer die Antwort wissen muss. Ich muss nur wissen, welche Fragen ich stelle. Und dann bin ich immer wieder erstaunt über die Ideen, die ich von meinen Mitarbeitenden erhalte. Meistens sind sie viel besser und spezifischer, als ich es mir je erträumt hätte.

Don Griffioen, Chief Strategy Officer

Fazit

Der Aufbau einer Feedbackkultur ist nicht einfach. Und es braucht in der Regel viel Zeit. Aber wer sich darauf einlässt, wird schnell merken, welch positive Wirkung eine starke Feedbackkultur auf das eigene Unternehmen haben kann.

Natürlich ist es immer einfacher, mit einem erfahrenen Partner an der Seite zu starten. Effectory kann Sie dabei unterstützen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Ihnen helfen können, melden Sie sich unten für eine kostenlose Demo an.

Quellen

Lencioni, P. (2023). The Five Dysfunctions of a Team Hardcover – 9 Jan 2006 by Patrick Lencioni (Author).

Edmondson, A. C. (2018). The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth. Wiley.

Coyle, D. (2018). The Culture Code: The Secrets of Highly Successful Groups. Random House.