Mitarbeiterbindung stärken: Warum Onboarding- und Exit-Befragungen unverzichtbar sind

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Was ist ein Onboarding-Programm?

Onboarding ist das Herzstück für einen gelungenen Start neuer Mitarbeitender in ihrer Position, im Team und innerhalb des Unternehmens. Bei Effectory wissen wir, wie wichtig es ist, durch effektive Onboarding-Strategien die Integration Ihrer Mitarbeitenden zu erleichtern und sie dazu zu befähigen, aktiv an der Realisierung Ihrer Unternehmensziele mitzuwirken. Dieser Prozess startet bereits mit der Annahme des Jobangebots und endet, sobald das neue Teammitglied seine volle Leistungsfähigkeit erreicht hat. Dieses Prozess kann bis zu acht Monate dauern. 

All you need to know about the onboarding process of new employees 

Onboarding

Der erste Eindruck zählt. Analysieren und verbessern Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeitender anhand ihres Feedbacks.

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Die fünf Hauptziele eines Onboarding-Programms: Ihre praktische Checkliste  

Bei der Gestaltung Ihrer Onboarding-Strategie sollten Sie fünf Hauptziele verfolgen, um den Erfolg sicherzustellen: 

• Motivation und Unterstützung der Mitarbeitenden, um rasch eigenständige Arbeitsweisen zu ermöglichen 
• Abgleich der Erwartungen 
• Verdeutlichung, wie Mitarbeitende zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen 
• Förderung der guten Beziehungen zwischen den Kolleg:innen sowie der Verbundenheit mit dem Unternehmen 
• Anregung von Innovationen innerhalb der Organisation, basierend auf den Rückmeldungen der neuen Teammitglieder 

What is employee onboarding? The definitive Effectory guide 

“Warum ist das für mich relevant?” – der Zusammenhang zwischen positiven Onboarding-Erfahrungen und Unternehmenserfolg   

Es mag auf den ersten Blick weit hergeholt erscheinen, dass ein herausragendes Onboarding-Erlebnis den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens maßgeblich beeinflusst. Um den Zusammenhang zwischen Mitarbeiterproduktivität und -zufriedenheit, Onboarding-Initiativen und Geschäftsergebnissen zu verdeutlichen, werfen wir gemeinsam einen Blick auf die Fakten. 

Ohne eine gute Onboarding-Phase besteht die Gefahr, dass 5 % der neuen Mitarbeitenden direkt nach einem missglückten ersten Arbeitstag kündigen, 20 % der neu eingestellten Mitarbeitenden das Unternehmen innerhalb der ersten 45 Tage verlassen und nahezu jeder dritte neue Mitarbeitende innerhalb des ersten Jahres ausscheidet. Ein effektives Onboarding verhindert nicht nur frühzeitige Kündigungen, sondern setzt auch eine Kette positiver Effekte in Gang: 

• Erhöhtes Mitarbeiterengagement: Innovative Onboarding-Programme unterstützen den Aufbau von Beziehungen, fördern das Gefühl der Zusammengehörigkeit im Team und gewährleisten, dass neue Mitarbeitende sich mit der Unternehmenskultur und den Unternehmenszielen identifizieren. 
• Gestärktes Commitment: Neue Mitarbeitende, die positive Onboarding-Erlebnisse hatten, sind 18-mal stärker an ihren Arbeitgeber gebunden (Georgiev, 2023). 
• Reduzierte Mitarbeiterfluktuation: Ein herausragendes Onboarding-Erlebnis bewirkt, dass 69 % der Mitarbeitenden in den kommenden drei Jahren im Unternehmen verbleiben. Ein Standard-Onboarding steigert die Mitarbeiterbindung um 50 % (Georgiev, 2023). 
• Förderung von Innovation. 
• Verbesserte Talent Attraction. 
• Positive Effekte auf das Employer Branding. 

Why is onboarding important? – Effectory   

Retention ist das neue Recruiting

Der Zusammenhang zwischen effektiven Onboarding-Praktiken und dem operativen sowie finanziellen Erfolg eines Unternehmens zeigt sich durch gesteigertes Engagement und höhere Motivation, verbesserte Kundenerlebnisse, reduzierte Fluktuation und erhöhte Mitarbeiterbindung – und das bei einem Bruchteil der Rekrutierungskosten. Die Kosten für die Ersetzung eines Mitarbeitenden können zwischen 50 % und 150 % des Jahresgehalts liegen, was eine erhebliche finanzielle Belastung für jedes Unternehmen darstellt. Dies wird durch die immensen Kosten der freiwilligen Fluktuation für US-Unternehmen verdeutlicht, die jährlich über eine Milliarde Dollar für Anwerbung, Einstellung, Schulung ausgeben oder durch Produktivitätseinbußen verlieren („Exit Programs That Retain Stars and Build Brand Ambassadors“, 2018). 

Exit

Nutzen Sie die Erfahrungen ausscheidender Mitarbeitender, um versteckte Wahrheiten über Ihre Organisation aufzudecken und die Wiederholung von Fehlern zu vermeiden.

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“Und was ist mit denen, die gehen?” – die Wahrheit hinter Exit-Befragungen 

Ein Exit-Programm ist ein systematischer Ansatz, den Unternehmen verfolgen, um den Weggang von Mitarbeitenden – sei es freiwillig oder unfreiwillig – zu managen. Zentrales Element eines Exit-Programms ist die Exit-Befragung, also ein Fragebogen, der den austretenden Mitarbeitenden vorgelegt wird, um ihre Rückmeldungen, Einschätzungen und Erfahrungen während ihrer Zeit im Unternehmen zu erfassen. 

Ziele von Exit-Befragungen und warum sie für Ihr Unternehmen wichtig sind  

Exit-Befragungen stellen für Unternehmen ein wichtiges Instrument dar, um Optimierungsmöglichkeiten aufzudecken, Mitarbeiterfluktuation zu verringern, institutionelles Wissen zu bewahren, das Employer Branding zu stärken und sich im Wettbewerb zu behaupten. Indem sie Erkenntnisse von “Aussteiger:innen” sammeln, können Unternehmen proaktiv die Faktoren adressieren, die zur Abwanderung von Mitarbeitenden führen, ihre Rekrutierungs- und Bindungsstrategien optimieren und letztendlich ein ansprechenderes und konkurrenzfähiges Arbeitsumfeld gestalten. 

• Personalmanagement-bezogene Probleme identifizieren (Spain & Groysberg, 2016). 
• Nachvollziehen, wie Mitarbeitende ihre eigene Arbeit wahrnehmen (Spain & Groysberg, 2016). 
• Einblick in Führungsstile und Effektivität von Führungskräften gewinnen (Spain & Groysberg, 2016). 
• Informationen über HR-Benchmarks (Gehälter, Sozialleistungen) bei konkurrierenden Unternehmen sammeln (Spain & Groysberg, 2016). 
• Innovation fördern, indem Ideen zur Verbesserung der Organisation erfasst werden (Spain & Groysberg, 2016). 
• Lebenslange Befürworter:innen für das Unternehmen schaffen: Mitarbeitende, die beim Verlassen des Unternehmens positive Erfahrungen gemacht haben, empfehlen ihren Arbeitgeber 2,9-mal häufiger als Mitarbeitende mit neutralen oder negativen Erfahrungen (“Exit Programs That Retain Stars and Build Brand Ambassadors”, 2018; Spain & Groysberg, 2016). 

Die verborgenen Kosten der Mitarbeiterfluktuation und wie sie durch effiziente Exit- und Onboarding-Strategien minimiert werden können 

Der Weggang oder die Fluktuation von Mitarbeitenden geht mit diversen versteckten Kosten einher, die sich beträchtlich auf das Gesamtergebnis und die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens auswirken können. Diese Kosten beinhalten: 

• Rekrutierungsaufwand: Anzeigen schalten, Bewerbungsgespräche führen und neue Mitarbeitende einstellen kann teuer und zeitaufwendig sein. 
• Schulung und Einarbeitung: Um neue Mitarbeitende auf den aktuellen Stand zu bringen, müssen Zeit und Ressourcen in Ausbildung und Integration investiert werden. 
• Produktivitätseinbußen: Es braucht Zeit, bis neue Mitarbeitende ihr volles Leistungspotenzial erreichen, was zu temporären Produktivitätsverlusten führt. 
• Demotivation: Eine hohe Fluktuation kann die Arbeitsmoral verschlechtern und dazu führen, dass sich verbleibende Mitarbeitende weniger engagieren. Ein Teufelskreis, der die Produktivität weiter beeinträchtigt. 
• Verlust von institutionellem Wissen: Ausscheidende Mitarbeitende nehmen ihr Wissen, ihre Kompetenzen und ihre Erfahrungen mit, die schwer zu ersetzen sind. 
• Auswirkungen auf das Unternehmensimage: Eine hohe Personalfluktuation kann dem Ruf des Unternehmens schaden und die Anwerbung von Top-Talenten erschweren. 

Das Schlimmste am Phänomen der Mitarbeiterabwanderung sind nicht einmal die Kosten, die durch den Verlust von Talenten entstehen. Es ist die Tatsache, dass die Mitarbeiterfluktuation leicht vermeidbar ist! Eine Gallup-Studie hat herausgefunden, dass 52 % der Beschäftigten, die das Unternehmen verlassen, der Ansicht sind, ihr Unternehmen Maßnahmen ergreifen hätte können, um ihren Weggang zu verhindern. Zudem waren weniger als die Hälfte (45 %) dieser Beschäftigten mit der Art und Weise zufrieden, wie ihr Unternehmen den Austrittsprozess gehandhabt hat (“Exit Programs That Retain Stars and Build Brand Ambassadors”, 2018). 

Was können Unternehmen tun, um die Abwanderung einzudämmen und Fluktuationskosten zu reduzieren?  

Im Folgenden sind einige Beispiele für effektive Onboarding- und Exitstrategien aufgeführt, die dazu beitragen können, Ihre Mitarbeitenden engagiert, zufrieden und motiviert zu halten: 

• Austrittsgespräche durchführen: Sammeln Sie Rückmeldungen von ausscheidenden Mitarbeitenden, um Verbesserungspotenziale aufzudecken, die Gründe für den Austritt zu ermitteln und notwendige Veränderungen vorzunehmen, um die Erfahrungen der Mitarbeitenden zu optimieren. 
• Muster und Trends analysieren: Analysieren Sie die Daten, die Sie im Rahmen der Einstellung und des Exits von Mitarbeitenden gesammelt haben, um Muster und Trends bei der Personalfluktuation zu erkennen und die grundlegenden Probleme anzugehen. 
• Kommunikation fördern: Legen Sie Wert auf eine offene Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden und ermutigen Sie sie, Feedback zu geben und Bedenken zu äußern. Mehr zum Thema Feedbackkultur finden Sie in diesem Artikel.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung anbieten: Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden bei ihrer beruflichen Weiterentwicklung, indem Sie ihnen Zugang zu Schulungen, Ressourcen und Entwicklungsprogrammen ermöglichen. 
• Positive Arbeitskultur fördern: Schaffen Sie ein unterstützendes und integratives Umfeld, in dem sich Ihre Mitarbeitenden wertgeschätzt und engagiert fühlen. 
• Vergütung und Sozialleistungen regelmäßig überprüfen: Stellen Sie sicher, dass das Vergütungs- und Sozialleistungspaket Ihres Unternehmens wettbewerbsfähig ist, um Top-Talente zu gewinnen und zu binden. 
• Effektives Onboarding durchführen: Gewährleisten Sie einen umfassenden und ansprechenden Onboarding-Prozess, der neuen Mitarbeitenden hilft, sich rasch an ihre neue Rolle und Aufgaben zu gewöhnen und Beziehungen zu Kolleg:innen und zum Unternehmen aufzubauen. 
• Klare Erwartungen setzen: Vermitteln Sie während des Onboarding-Prozesses klar die Erwartungen an die Position, Leistungsziele und Aufstiegsmöglichkeiten. 
• Mentoren oder Buddies zuweisen: Bringen Sie neue Mitarbeitende mit erfahrenen Kolleg:innen zusammen, die sie in den ersten Wochen oder Monaten im Unternehmen begleiten und unterstützen können. 
• Stetige Verbesserung des Onboarding-Prozesses: Bitten Sie neue Mitarbeitende regelmäßig um Feedback zu ihrer Onboarding-Erfahrung und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor. 

Die Umsetzung dieser Exit- und Onboarding-Strategien ermöglicht es den Unternehmen, die Faktoren, die zu einer erhöhten Fluktuation führen, besser zu verstehen und anzugehen, was letztendlich zu einer besseren Mitarbeiterbindung und einem positiveren Arbeitsklima beiträgt. 

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Quellen 

Georgiev, D. (2023, February 6). 33 Startling Employee Onboarding Statistics to Know in 2023. Techjury. https://techjury.net/blog/onboarding-statistics/

Exit Programs That Retain Stars and Build Brand Ambassadors. (2018). In Gallup. Gallup, Inc. Retrieved April 13, 2023, from https://www.gallup.com/workplace/246512/exit-perspective-paper.aspx 

Spain, E., & Groysberg, B. (2016, June 9). Making Exit Interviews Count. Harvard Business Review. https://hbr.org/2016/04/making-exit-interviews-count