Psychische Belastung am Arbeitsplatz: Wie man die Bestie zähmt und die Belastung in Produktivität umwandelt

• Facebook
• X
• Linked In
• Xing

Psychologische Sicherheit vs. psychische Belastung vs. psychische Gefährdung: Wo liegen die Gemeinsamkeiten und wo die Unterschiede? 

Psychologische Sicherheit, psychische Belastung und psychische Gefährdung sind drei Begriffe, die im Kontext der Arbeitspsychologie und des Arbeits- und Gesundheitsschutzes verwendet werden. Obwohl alle drei Begriffe oft irrtümlich als Synonyme verwendet werden, haben sie unterschiedliche Bedeutungen. 

Psychologische Sicherheit bezieht sich auf ein Arbeitsumfeld, in dem sich Beschäftigte sicher fühlen, ihre Meinung zu äußern, Ideen auszutauschen und Fehler zuzugeben, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben (Edmondson, 2018). Die Gemeinsamkeit mit den anderen Begriffen besteht darin, dass psychologische Sicherheit auch ein wichtiger Faktor für die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz ist.  

In 15 einfachen Schritten eine Feedbackkultur etablieren (effectory.com) 

Psychische Belastung bezieht sich auf die Gesamtheit aller Einflüsse, die auf eine Person im Arbeitskontext einwirken und dabei ihre psychische Gesundheit beeinträchtigen können. Diese Belastungen können aus organisatorischen, sozialen, technischen oder individuellen Faktoren resultieren. Im Gegensatz zur psychischen Gefährdung kann eine psychische Belastung jedoch auch als Herausforderung wahrgenommen werden, wenn eine Person ausreichende Ressourcen zur Verfügung hat, um mit den Anforderungen umzugehen (LOGIT Effectory, 2018; EN ISO 10075). 

Psychische Gefährdung (auch psychische Fehlbelastung) bezieht sich auf eine bestimmte Form der Belastung, die die psychische Gesundheit von Mitarbeitenden beeinträchtigen kann. Sie kann durch eine Vielzahl von Faktoren ausgelöst werden, wie z. B. Überlastung, Mobbing oder (verbale) Aggression am Arbeitsplatz. Im Gegensatz zur psychischen Belastung stellt eine psychische Gefährdung immer eine Gefahr für die Gesundheit dar und erfordert eine gezielte Prävention und Intervention (LOGIT Effectory, 2018; DIN EN ISO 9241; BS OHSAS 18002:2008). 

Warum ist psychische Belastung gerade jetzt ein so wichtiges Thema? 

Laut einer Studie des Konstanzer Instituts für Betriebliche Gesundheitsberatung haben Burnout und andere psychische Belastungsphänomene für 70 Prozent der befragten Unternehmensverantwortlichen in den letzten drei Jahren an Bedeutung gewonnen.  

Grund dafür ist, dass immer mehr Mitarbeitende aufgrund psychischer Erkrankungen krankgeschrieben werden. Laut dem aktuellen Psychreport der DAK-Gesundheit sind die damit verbundenen Fehlzeiten im Zehnjahresvergleich um 48 Prozent gestiegen und haben somit einen neuen Höchststand erreicht.   

Aber psychische Fehlbelastungen führen nicht nur zu mehr Fehltagen, sondern verringern auch das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. In der Folge kann das Selbstwertgefühl der Mitarbeitenden sinken, es fällt ihnen schwerer, schöne Momente zu genießen, und sie verlieren an Motivation und Leistungsbereitschaft. Nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch in den eigenen vier Wänden. 

Psychische Gefährdungsbeurteilung – Effectory  

Wann wird psychische Belastung zu viel: Gefährdungsursachen 

Psychische Belastung am Arbeitsplatz kann durch verschiedene Faktoren verursacht werden, wie z. B. hohe Arbeitsbelastung und Zeitdruck, Konflikte am Arbeitsplatz, mangelnde Unterstützung durch Vorgesetzte, fehlende Autonomie oder soziale Isolation.  

Auch organisatorische Veränderungen wie Umstrukturierungen oder technologische Veränderungen können zu psychischen Belastungen führen (LOGIT Effectory, 2018; DIN EN ISO 9241; BS OHSAS 18002:2008). Darüber hinaus können private Probleme wie Scheidungen, Todesfälle oder finanzielle Schwierigkeiten die Erfüllung der Arbeitsaufgaben beeinträchtigen. 

Die wichtigsten Risikobereiche im Zusammenhang mit psychischer Belastung lassen sich wie folgt zusammenfassen (LOGIT Effectory, 2018; DIN EN ISO 9241; BS OHSAS 18002:2008): 

• Überforderung (etwa durch ein hohes Arbeitspensum, komplexe Aufgaben, unangemessene Zeitvorgaben), 
• Unterforderung (d. h. eine Person hat nicht genügend anspruchsvolle Aufgaben oder Herausforderungen, was zu Frustration, Langeweile und Antriebslosigkeit führen kann. Zum Beispiel bei monotoner Dateneingabe oder Kontrollaufgaben), 
• Konkurrenz zwischen verschiedenen Aufgaben und damit verbundenes »Task-Switching« oder »Multitasking«, 

• unklare Rollen-, Zuständigkeits- und Kompetenzverteilungen, die Entscheidungsfindungen erschweren, Eigeninitiative lähmen und Verantwortungsbewusstsein schwächen, 
• Soziale Konflikte, unzureichende soziale Kontakte, mangelnde Kommunikation, schlechte Führung, Mobbing oder körperliche oder verbale Gewalt, 
• Arbeitszeiten (zu lange Dauer, ungünstige Lage und Verteilung oder mangelnde Planbarkeit), 
• Umgebungsfaktoren (wie Lärm, Hitze oder Kälte), die die Arbeit beeinträchtigen. 

Wenn zu viele dieser Faktoren gleichzeitig auftreten, besteht große Gefahr, dass aus einer einfachen psychischen Belastung, die zum Teil motivierend sein kann, sehr schnell eine psychische Gefährdung wird. 

Wie können Sie psychische Belastung messen? 

Wenn Sie wissen wollen, wie es um die Belastungssituation Ihrer Beschäftigten bestellt ist, kann Ihnen die psychische Gefährdungsbeurteilung helfen.  

Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist ein zentrales präventives Instrument des Arbeitsschutzes und kann helfen, Belastungen, die überwiegend zu gesundheitlichen Beeinträchtigungen führen sowie Motivation und Leistungsfähigkeit mindern, präventiv zu erkennen. Eine psychische Gefährdungsbeurteilung kann sich somit auch positiv auf den Unternehmenserfolg auswirken. 

Übrigens: Seit Ende 2013 sind Unternehmen nach §5 Arbeitsschutzgesetz gesetzlich verpflichtet, eine psychische Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz durchzuführen. 

Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) hat 2015 den allgemeinen Prozess der Gefährdungsbeurteilung, und damit auch der psychischen, festgelegt. Die sieben Schritte, die dabei durchlaufen werden, lassen sich in drei Phasen unterteilen.  

Zunächst werden in der Planungsphase Tätigkeiten und Arbeitsbereiche festgelegt. In der Analysephase wird dann die psychische Belastung ermittelt und beurteilt. Die nächsten drei Schritte zählen dann zur Phase der Maßnahmen. Diese werden nach Implementierung auch auf ihre Wirksamkeit überprüft. Dieser Kreislauf schließt sich durch regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen. 

Psychische Gefährdungsbeurteilung selbst durchführen oder externen Dienstleister damit beauftragen 

Selbsthilfe und Musterformulare sind im Netz reichlich vorhanden. Natürlich können Sie die psychische Gefährdungsbeurteilung im eigenen Betrieb auch selbst organisieren und durchführen, aber das kann schnell kompliziert werden. Zunächst benötigen Sie einen wissenschaftlich fundierten Fragenkatalog, um die richtigen Themen bei Ihren Beschäftigten abzufragen. Dann müssen Sie entscheiden, wann und wie Sie die Befragung am besten durchführen, damit Sie aus den Ergebnissen auch handlungsrelevante Erkenntnisse ziehen können. Ein externer Anbieter kann dabei sehr hilfreich sein.  

Der Vorteil des Effectorys PsychGB Screenings liegt darin, dass Sie mit nur 10 Fragen, die nach wissenschaftlich-statistischen Kriterien in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer Institut entwickelt wurden, alle wichtigen Themenbereiche abfragen können. Die Befragung dauert für die Teilnehmenden ca. 3 bis 5 Minuten und kann einfach und schnell in eine ohnehin geplante unternehmensweite Mitarbeiterbefragung eingebettet werden. Dabei gelten die gleichen Anonymitäts- und Datenschutzbestimmungen wie bei der „normalen“ Mitarbeiterbefragung (z. B. Einladung aller Teilnehmenden per E-Mail, Auswertungsuntergrenze von fünf Personen usw.) (LOGIT Effectory, 2018). 

3 Dinge, die Sie bei der Durchführung eines PsychGB-Scans unbedingt beachten sollten: 

• Idealerweise sollte der PsychGB-Scan Teil Ihrer gesamten Feedback-Landschaft sein. Was bedeutet das? Um die Teilnahmequote zu erhöhen und das Engagement der Mitarbeitenden möglichst hoch zu halten, sollten Sie die 10 Fragen des PsychGB-Scans in eine größere, unternehmensweite Mitarbeiterbefragung integrieren.  
• Idealerweise sollten Sie die psychische Gefährdung nicht nur unternehmensweit, sondern auch pro Team messen. So können Sie gezielt bei gefährdeten Teams intervenieren und optimale Maßnahmen umsetzen. Effectory bietet hier ein einfaches Ampelsystem, mit dem Sie auf einen Blick sehen, in welchen Teams das Gefährdungspotenzial hoch ist und welche Teams bereits gut funktionieren.  
• Achten Sie unbedingt darauf, dass der PsychGB-Scan DSGVO-konform durchgeführt wird, da Sie hochsensible personenbezogene Daten abfragen. Selbstverständlich erfüllt der PsychGB-Scan von Effectory alle deutschen und europäischen Datenschutzkriterien. 

Was machen Sie nach dem Screening? 

Bei der Erfassung psychischer Belastungen werden die Antworten der Befragten auf die 10 Screening-Fragen ausgewertet, um für jeden Mitarbeitenden und jedes Team die Summe der Belastungspunkte zu ermitteln, die zwischen 0 und 10 liegen kann. Hierbei entsprechen 0 bis 2 Belastungspunkte einer geringen, 3 bis 5 einer mittleren und 6 bis 10 einer hohen Belastungsintensität (LOGIT Effectory, 2018). 

Bei kritischen Ergebnissen ist es ratsam, die nächsten Schritte einzuleiten. Das bedeutet, den Handlungsbedarf mit Hilfe eines hinzugezogenen Experten detailliert zu analysieren und einen Maßnahmenplan zu entwickeln und umzusetzen. Für die vertiefte Analyse können insbesondere folgende Methoden eingesetzt werden (LOGIT Effectory, 2018): 

• Einbeziehung weiterer Daten und Erkenntnisquellen wie z. B. Ergebnisse der aktuellen und ggf. früherer Mitarbeiterbefragungen, anonymisierte Krankenstände, Fluktuation oder Gespräche mit Vorgesetzten und Betriebsrat. 

• Qualitative Experteninterviews mit Mitarbeitenden. 
• Workshops mit Expert:innen, Beschäftigten und ggf. der Führungskraft oder dem/der Arbeitgebervertreter:in. 

Ziele definieren und Maßnahmen festlegen, um psychischer Belastung vorausschauend entgegenzuwirken 

Viele Unternehmen glauben, dass es ausreicht, nach einem PsychGB Screening mit auffälligen Werten ihren Mitarbeitenden ein paar Achtsamkeitsseminare in die Hand zu geben. Damit verlagern sie das Problem aber in die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden. Wenn aber die Arbeit oder das Arbeitsumfeld an sich der Auslöser von Stress ist, ist Achtsamkeit allein nicht die Lösung.  

Es empfiehlt sich daher, auf der Grundlage der genannten Informationen gemeinsam mit den beauftragten Expert:innen und der jeweiligen Führungskraft bzw. der Arbeitgebervertretung entsprechende Gestaltungsziele zu erarbeiten. Diese sind schriftlich zu dokumentieren. Die geplanten Maßnahmen müssen nachvollziehbar und begründet sein und sich vor allem auf die Arbeitsbedingungen (also Strukturen, Prozesse und Strategien) beziehen (LOGIT Effectory, 2018). 

Technische Maßnahmen 

Ein Beispiel hierfür ist die Raumgestaltung, um störenden Lärm bei konzentrierter Arbeit zu vermeiden. Achten Sie in diesem Schritt auf eine ergonomische und förderliche Gestaltung der Arbeitsplätze, um körperliche Belastungen zu minimieren. Dazu gehören z. B. höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Bürostühle, die richtige Anordnung von Bildschirmen und Tastaturen, optimale Beleuchtung, Lärmschutzmaßnahmen und eine angenehme Raumtemperatur (LOGIT Effectory, 2018). 

Organisatorische Maßnahmen 

Arbeitsorganisation und Arbeitsabläufe sind so zu gestalten, dass Fehlbelastungen vermieden werden. Dies kann durch eine Anpassung der Arbeitszeiten, des Arbeitsortes und der Pausenregelungen erreicht werden, um einseitige und monotone Tätigkeiten zu unterbrechen oder ein weitgehend störungsfreies Arbeiten zu ermöglichen (LOGIT Effectory, 2018).  

In diesem Zusammenhang könnten Sie z. B. Überlegungen zum Abbau von Überstunden und Schichtarbeit anstellen und ein Verfahren zur klaren Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeit entwickeln. 

Personenbezogene Maßnahmen 

Können Gefahrenquellen nicht beseitigt oder Fehlbelastungen nicht vermieden werden, sollten Sie personenbezogene Maßnahmen ergreifen. Dies können z. B. Unterweisungen, Coaching oder die Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz sein (LOGIT Effectory, 2018).  

Dabei ist es wichtig, eine offene und wertschätzende Kommunikation zwischen Führungskräften und Beschäftigten zu fördern und eine gute Teamarbeit zu gewährleisten.  

In 15 einfachen Schritten eine Feedbackkultur etablieren (effectory.com) 

In der Phase der Zielfindung und Maßnahmenableitung sollten Sie sich auch auf mögliche Krisensituationen wie Mobbing oder Konflikte vorbereiten. Dazu sollten Sie unterstützende Prozesse und interne Strukturen etablieren, wie z. B. Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Umgang mit Krisensituationen.  

Ideen allein reichen nicht aus – Sie müssen konkrete Maßnahmen umsetzen, um Wirkung zu erzielen 

Wenn Sie so weit sind und bereits Maßnahmen ableiten, sollten Sie eine Expertin oder einen Experten hinzuziehen. Deren Fachwissen kann Ihnen helfen, in moderierten Workshops mit Mitarbeitenden und Führungskräften geeignete Maßnahmen abzuleiten und abzustimmen  

Für eine effiziente Umsetzung von Maßnahmen ist es ratsam, verbindlich festzulegen, wer was bis wann macht. Nur wenn die Verantwortungsbereiche klar geregelt sind, können HR-Manager:innen und Führungskräfte ihre Aufgaben effektiv und mit voller Energie angehen. Deshalb sollten Sie Prioritäten, Termine, Budgets und Zuständigkeiten in Teams klar vereinbaren (LOGIT Effectory, 2018).   

Nach Möglichkeit sollten Sie auch die Mitarbeitenden für die Umsetzung von Maßnahmen gewinnen bzw. verpflichten. Denn nur durch die aktive Auseinandersetzung mit dem Thema psychische Belastung können sie ihre persönlichen Einstellungen reflektieren und Verhaltensweisen ändern. Dies erhöht nicht nur die Akzeptanz der getroffenen Maßnahmen, sondern hilft Ihnen auch, diese schneller umzusetzen (LOGIT Effectory, 2018). 

Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen & Ihr Vorgehen dokumentieren 

Maßnahmen brauchen oft Zeit, um ihre volle Wirkung zu entfalten, da Veränderungen erst greifen müssen. Wenn die angestrebten Veränderungen nach einer gewissen Zeit (ca. 3 bis 6 Monate) nicht eintreten, müssen Sie die Maßnahmen anpassen oder konsequenter umsetzen. Zur Überprüfung der Wirksamkeit von Maßnahmen stehen verschiedene Methoden zur Verfügung. Hier nur einige Beispiele (LOGIT Effectory, 2018): 

• Kurzbefragungen von Mitarbeitenden und Führungskräften: In kleineren Organisationseinheiten oder bei weniger umfangreichen Maßnahmen reicht dies (schriftlich oder mündlich) aus, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu überprüfen.   
• Workshops mit Beschäftigten und Führungskräften: Auf diese Weise können Sie die Wirksamkeit konkreter Maßnahmen effizient überprüfen und ggf. direkt eine Alternative entwickeln.  

Selbstverständlich ist es ratsam, Ihr Vorgehen zu dokumentieren, um später Vergleiche anstellen und Ihre Maßnahmen optimieren zu können. Letztlich ist die Evaluierung psychischer Belastungen ein zyklischer und kontinuierlicher Prozess, der ein hohes Maß an Organisation und Strukturierung erfordert. 

Fazit 

Der Umgang mit psychischer Belastung am Arbeitsplatz ist eine zentrale Herausforderung für Unternehmen. Um diese “Bestie” zu zähmen und Belastungen in Produktivität umzuwandeln, müssen Arbeitgeber:innen und Führungskräfte proaktiv vorgehen. Dazu gehört, Belastungsfaktoren zu identifizieren, wirksame Maßnahmen umzusetzen und deren Wirksamkeit kontinuierlich zu überprüfen. Ein offener Dialog, eine wertschätzende Kommunikation und das Bemühen um ein unterstützendes Arbeitsumfeld sind dabei unerlässlich. So können Unternehmen nicht nur die psychische Gesundheit ihrer Mitarbeitenden fördern, sondern auch deren Produktivität, Engagement und letztlich den Unternehmenserfolg steigern. 

Quellen 

Edmondson, A. C. (2018). The Fearless Organization: Creating Psychological Safety in the Workplace for Learning, Innovation, and Growth. Wiley. 

LOGIT Effectory (April 2018). LEITFADEN ZUR PSYCHISCHEN GEFÄHRDUNGSBEURTEILUNG auf der Basis des LOGIT Screeningverfahrens.  

Gesetz über die Durchführung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Beschäftigten bei der Arbeit, vom 7. August 1996 (BGBl. I S. 1246), letztmals geändert am 31. August 2015.  

BS OHSAS 18002:2008: Occupational health and safety management systems. Guidelines for the implementation of OHSAS 18001:2007.  

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin – BAuA (Hrsg.): Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung – Erfahrungen und Empfehlungen. Berlin: Schmidt, 2014.  

DIN EN ISO 9241: Ergonomie der Mensch-System-Interaktion.  

EN ISO 10075: Ergonomische Grundlagen bezüglich psychischer Arbeitsbelastung.  

GDA-Leitlinie »Beratung und Überwachung bei psychischer Belastung am Arbeitsplatz«. Berlin: Herausgeber: Nationale Arbeitsschutzkonferenz, 2015.  

Folgende Institutionen und Internet-Angebote stehen für weitere Informationen zur Gefährdungsbeurteilung zur Verfügung: 

• Toolbox »Instrumente zur Erfassung psychischer Belastungen« der BAuA: http://www.baua.de/de/Informationen-fuer-diePraxis/Handlungshilfen-und-Praxisbeispiele/Toolbox/Toolbox.html 
• Portal Gefährdungsbeurteilung: http://www.gefaehrdungsbeurteilung.de