Mitarbeiterbefragung Schritt 2: Wirkungsvolle Begleitkommunikation

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Die Bedeutung der Begleitkommunikation zur Befragung

Der Erfolg Ihrer Befragung ist direkt abhängig davon, wie gut Sie in jeder Phase des Prozesses mit den Beteiligten kommunizieren.

Um Unterstützung für Ihre Befragung zu erhalten und Botschafter in der Organisation zu gewinnen, müssen Sie möglichst frühzeitig damit beginnen, in der gesamten Organisation für Ihre Befragung zu werben und gerade die wichtigsten Stakeholder individuell zu informieren und abzuholen. Gleich zu Beginn des Prozesses einige wichtige Personen mit an Bord zu haben, wird sich positiv auf die Beteiligungsquote auswirken, sobald Ihre Befragung gestartet ist.

Lesen Sie auch: Schritt 1: Die Vorbereitung Ihrer Mitarbeiterbefragung (Teil 1)

Wenn sich die Personen in den Prozess eingebunden fühlen, ist ihre Bereitschaft höher, nach der Befragung den Ergebnissen auch Taten folgen zu lassen – was im Wesentlichen ja der ganze Zweck der Übung ist. Wenn Sie bzgl. der zentralen Themen (z.B. Anonymität, Timing, Erwartungen usw.) nicht (ausreichend) mit Ihren Mitarbeitenden kommunizieren, kann dies dazu führen, dass diese die Wichtigkeit des Projekts nicht erkennen oder eine Widerstandshaltung aufbauen. Im allerschlimmsten Fall kann dies sogar dazu führen, dass die Mitarbeitenden das Vertrauen in die Befragung verlieren und diese boykottieren oder gar sabotieren, indem sie absichtlich irreführende Antworten abgeben.

Im Folgenden finden Sie Tipps und Vorschläge für eine effektive und zielgerichtete Kommunikation vor, während und nach der Befragung.

So bereiten Sie Ihre Befragung vor

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Erstellen Sie einen Kommunikationsplan zur Befragung

Sie können ganz einfach damit beginnen, indem Sie festlegen…

• …was Sie kommunizieren möchten.
• …an wen Sie das kommunizieren möchten.
• …in welcher Weise Sie das kommunizieren möchten.
• …wann Sie das kommunizieren möchten.

Lesen Sie auch: Schritt 1: Die Vorbereitung Ihrer Mitarbeiterbefragung (Teil 2)

Kommunikation vor der Befragung

Ihre Mitarbeitenden müssen wissen, warum Sie die Befragung durchführen und welche Vorteile es haben wird, wenn sie das Projekt unterstützen (d.h., “was springt für mich dabei heraus?“). Sie sollten mit der Werbung für Ihre Befragung lange vor dem Befragungsstart beginnen – idealerweise mit einer internen Marketingkampagne.

Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden wissen, was genau Sie sich von der Befragung erhoffen. Machen Sie die Positionierung und den Zweck der Befragung deutlich und bereiten Sie die Mitarbeitenden ausreichend darauf vor, dass diese nicht nur ihr Feedback abgeben sollen, sondern dass den Ergebnissen und Einblicken auch ein wirkungsvoller Folgeprozess folgen wird. Starten Sie eine organisationsweite Kommunikation über verschiedene Kanäle.

Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Informationen klar kommunizieren:

• Termin des Befragungsstarts
• Gesamt-Timeline des Projekts
• Zweck und Positionierung der Befragung
• Anonymitätsspielregeln
• Ende der Befragung
• Kontaktpersonen für Fragen zur Befragung
• Wann und wie die Ergebnisse kommuniziert werden
• Ablauf des Folgeprozesses

Denken Sie dabei auch an die Details: Wer wird befragt? Wie kann man an der Befragung teilnehmen? Was wird gemessen? Welche Befragungsmethode wird verwendet?

Die Befragung wird nur dann den notwendigen Stellenwert in der Organisation erhalten, wenn Sie die Unterstützung der Stakeholder gesichert und relevante Botschafter gewonnen haben. Stellen Sie also sicher, dass Sie diesem Personenkreis die notwendigen Informationen und Instruktionen zur Verfügung stellen, die sie brauchen, um sich für eine hohe Beteiligung einzusetzen.

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Die notwendigen Kommunikationsmittel vorbereiten

Involvieren Sie Ihr Marketing-Team, um die Befragung wirkungsvoll zu bewerben. Hier sind einige Ideen für Materialien und Kanäle, die Sie hierfür nutzen können:

• Gedruckte Einladungen
• Emails
• Poster
• Flyer
• Unternehmenszeitschriften
• Intranet
• Team-Meetings
• Einführungsvideos
• Präsentationen

Die Mitarbeiterbefragung starten

Alle Teilnehmenden sollten zu Beginn der Befragung ein “Befragungspaket“ mit allen relevanten Informationen erhalten – unabhängig davon, ob die Befragung online durchgeführt wird, auf mobilen Endgeräten beantwortet wird, oder – in Bereichen, in welchen der Online-Zugriff nur eingeschränkt möglich ist – als Papierfragebogen ausgefüllt wird. Bei Online-Befragungen sollten Sie Instruktionen mitliefern, sowie eine Erinnerung an den Zweck der Befragung und den geplanten Prozess.

Bei Papierbefragungen sollten die Mitarbeitenden einen Umschlag erhalten, welcher den Fragebogen und ein Begleitschreiben beinhaltet. In diesem Brief sollten Sie nochmals erklären, was von den Mitarbeitenden erwartet wird und welcher Zweck dahintersteckt. Vergessen Sie nicht, darauf hinzuweisen, dass die Anonymität der Befragung gewährleistet ist. Legen Sie dem “Befragungspaket“ außerdem einen frankierten und adressierten Rückumschlag bei, sodass die Teilnehmenden ihren Fragebogen einfach zurücksenden können.

Kommunikation während der Befragung

Nochmals entscheidend ist die Kommunikation am Starttag der Befragung – hier ist es wichtig, eine hohe Aufmerksamkeit zu erlangen. Sobald die Befragung läuft, sollten Sie den Mitarbeitenden die Gelegenheit geben, sich Zeit für die Beantwortung des Fragebogens zu nehmen. Sie werden vermutlich keine 100%ige Beteiligungsquote erzielen, aber es ist wichtig, die Beteiligung täglich im Auge zu behalten und ggf. die folgenden Informationen regelmäßig mit Ihren Mitarbeitenden zu teilen:

• Die bisherige Beteiligung
• Welche Abteilungen aktuell die höchste Beteiligung haben
• Wie lange die Befragung noch läuft

Informieren Sie Ihre Führungskräfte und Botschafter alle drei Tage über die aktuelle Beteiligungsquote und bitten Sie diese, in Teammeetings an die Befragung zu erinnern. Wenn die Beteiligungsquote eher gering ist, senden Sie Email-Erinnerungen um die Beteiligung zu erhöhen. Nutzen Sie darüber hinaus die sozialen Kanäle Ihrer Organisation. Kurz vor Ende der Befragung kann eine finale Erinnerungsmail auch die letzten Nachzügler nochmals zur Teilnahme motivieren.

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Kommunikation nach der Befragung

Die Erhebung von Befragungsdaten ist letztlich lediglich der Ausgangspunkt für die Erreichung der Ziele Ihrer Mitarbeiterbefragung. Deswegen ist es wichtig am Ende der Befragung das Momentum aufrechtzuerhalten. Beginnen Sie damit, dass Sie den Mitarbeitenden für ihre Teilnahme danken. Teilen Sie die Ergebnisse so schnell und so transparent wie möglich innerhalb der Organisation und definieren Sie Handlungsfelder basierend auf dem Feedback der Mitarbeitenden.

In größeren Organisationen möchten Sie vermutlich die Ergebniskommunikation von oben nach unten kaskadieren und auf die jeweilige Zielgruppe zuschneiden. In diesem Fall sollten Sie den geplanten Prozess vorab kommunizieren.

Wenn Sie die Mitarbeitenden darüber informieren, wie die Rückmeldungen für die nachfolgende Maßnahmenableitung genutzt werden, stärken Sie die Unterstützung und das Engagement für den Folgeprozess. Zugleich zeigt das Ihren Mitarbeitenden, dass ihr Feedback von zentraler Bedeutung ist und wertgeschätzt wird. Immerhin sind die Mitarbeitenden ja auch diejenigen, die Änderungen letztlich umsetzen müssen, um Verbesserungen zu bewirken. Und schließlich hat eine entsprechende Kommunikation auch einen positiven Einfluss auf die Beteiligung in Ihrer nächsten Befragung.

Nach einer gewissen Zeit sollten Sie eine erneute Befragung einplanen, um den Fortschritt und die Verbesserungen zu messen. Eine aktive Feedbackkultur kann Agilität, Wachstum und Innovationen in Ihrer Organisation fördern.

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