Deze feedbackvragen willen medewerkers dolgraag beantwoorden

• Facebook
• X
• Linked In

Feedback 24/7 en 360º 

Het is heel verleidelijk om continu op elk niveau van je organisatie automatisch feedback te willen verzamelen. Om je medewerkers op ieder moment, bijvoorbeeld na afloop van een vergadering meteen te vragen: ‘Wat vond je ervan?’ en ‘Wat vond je van ieders bijdrage?’

Dat klinkt op het eerste gehoor geweldig. Alleen worden medewerkers daar helemaal gek van. Al snel zullen ze weigeren om feedback te geven. Je hebt het dan een tijdje bij ze verpest: ze kunnen voorlopig geen vragenlijst meer zien.

Zo benut je het feedbacklandschap optimaal

Feedback verzamelen luistert heel nauw. Je moet je medewerkers niet te vaak, niet te veel en niet te voor de hand liggende vragen stellen. Goed feedback vragen is echt een kunst.

Je moet je feedback-dashboard zo instellen, dat de juiste vraag vanzelf bij de juiste medewerker terechtkomt. En de medewerker bovendien die vraag graag wil beantwoorden, omdat die ziet dat er iets mee gebeurt en het gaat over een onderwerp dat ook echt leeft op de werkvloer. 

Zo gebruik je verschillende vormen van onderzoek, val je medewerkers niet onnodig lastig, en zijn hun antwoorden waardevol voor de organisatie.

Feedback vragen aan je medewerkers

De checklist is beknopt maar vol handige tips voor het opzetten van een succesvol medewerkersonderzoek!

downloaden

Vraag nieuwe medewerkers naar hun nieuwe baan

Neem de onboarding. Nieuwe medewerkers zitten vaak vol verwachtingen. Ze maken veel mee. Ze komen voor het eerst in aanraking met allerlei kanten van de organisatie. Ze hebben daar vaak een mening over. Die willen ze graag kwijt. Ze zoeken daarvoor een uitlaatklep. Tegenover hun vrienden hebben ze het ook continu over de nieuwe baan. Deze vrienden vragen ook continu: hoe is het bij je nieuwe organisatie?

Je kunt daarom veel leren over je organisatie, als je deze medewerkers bijvoorbeeld na drie maanden vraagt: hoe ben je welkom geheten? Heb je alle middelen gekregen die je nodig hebt om je werk te doen? Hoe zit het sociaal? Voel je je op je gemak binnen de organisatie?

Laat vertrekkende medewerkers spuien

Ook vertrekkende medewerkers worden graag gehoord. Als een medewerker weggaat, heeft die vaak jarenlang zijn of haar hele ziel en zaligheid in het werk gelegd. Als die persoon dan opstapt, wil hij eigenlijk wel kwijt waarom: dit is de reden dat ik ben weggegaan, zo had je me kunnen behouden, en als ik iets mee wil geven dan is het wel dit.

In veel organisaties is een HRM-adviseur of een manager belast met het voeren van zo’n exitgesprek. Dat gebeurt niet altijd in een optimale sfeer, want die manager baalt er misschien ook van dat de medewerker gaat vertrekken. En omdat er een tekort aan mensen ontstaat, is er vaak ook weinig tijd voor dit gesprek. Daardoor halen organisaties er vaak niet het maximale uit.

Benut de kennis van je vertrekkende collega’s

Als je echter in een vragenlijst gericht vraagt naar de reden van vertrek, naar de manier waarop de medewerker behouden had kunnen worden, en naar de belangrijkste tips die de vertrekkende medewerker aan de organisatie mee wil geven, dan heb je die waardevolle informatie gestructureerd verzameld. Je kunt die dan gebruiken voor verdere analyses om te voorkomen dat medewerkers te snel vertrekken. Verder krijg je een betere basis voor het exitgesprek. Dat krijgt daardoor meer diepgang.

Ga flexibel om met overkoepelend onderzoek

Elke organisatie wil jaarlijks of tweejaarlijks feedback over werkbeleving ophalen bij alle medewerkers. Dat hoeft echter niet allemaal op hetzelfde moment te gebeuren. Je kunt namelijk afdelingen en teams de vrijheid geven om zelf dat moment te kiezen.

Een deel van de werkbelevings-vragen worden aan alle medewerkers in de organisatie gesteld. Daarnaast kun je teams en afdelingen ook ruimte geven om eigen vragen te stellen, over onderwerpen die specifiek bij hen leven.

Zo zorg je ervoor dat de feedback van alle medewerkers wordt verzameld, terwijl de vragen zo veel mogelijk aansluiten bij de belevingswereld van medewerkers. Daardoor leer je meer over zowel hun team, afdeling als de hele organisatie.

Zo kun je voor de totale organisatie generieke informatie ophalen voor wat betreft werkbeleving, terwijl elk team zelf zowel de timing als extra vragen kan kiezen. Je kunt centraal en decentraal onderzoek dus perfect met elkaar combineren, op zo’n manier dat de feedback die je krijgt, nog hoogwaardiger wordt.

Verbeter je employee experience in 3 stappen

De employee experience is de nieuwste trend op HR gebied. In dit whitepaper vertellen we je er graag meer over.

Download

Creëer een vangnet

Natuurlijk wil je in deze opzet garanderen dat alle medewerkers tijdig om feedback wordt gevraagd. Als sommige teams na een bepaalde termijn nog geen actie hebben ondernomen, kun je als vangnet daarom automatisch de centrale vragenlijst laten sturen aan de medewerkers die nog niet gehoord zijn.

Zo zorg je ervoor dat teams optimale keuzevrijheid hebben om hun eigen draai aan het onderzoek te geven, terwijl je tegelijkertijd wel je onderzoeksdoelen op organisatieniveau haalt.

Geef medewerkers persoonlijke feedback

Als je elke medewerker daarnaast terugkoppeling geeft van eigen feedback, gerelateerd aan de feedback van collega’s, zorg je ervoor dat de resultaten maximaal activerend werken.

In deze digitale individuele rapportage staat precies hoe de medewerker aankijkt tegen elk punt van de vragenlijst. Elke individuele medewerker krijgt dus precies te zien hoe het gesteld is met zijn of haar eigen bevlogenheid, de relatie met de leidinggevende en de ervaren teamspirit.

Als er reden tot actie is, omdat de medewerker laag scoort – absoluut of relatief – krijgt die bovendien een advies.

Als iemand bijvoorbeeld negatief tegenover zijn of haar werk staat, dan krijgt de medewerker tips over wat hij of zij zelf kan doen omdat de veranderen. Dat gebeurt overigens totaal vertrouwelijk. Alleen de medewerker zelf krijgt namelijk dit rapport te zien.

Houd de vinger aan de pols

Je kunt daarnaast per team en per thema ook nog verder onderzoek doen. Denk aan onderwerpen zoals werkdruk, communicatie of management.

Snel inspelen op actuele kwesties doe je met pulse onderzoek. Als er veel gebeurt binnen de organisatie, kun je op deze manier goed de vinger aan de pols houden en bijtijds ingrijpen als dat nodig is.

Feedback als uitlaatklep

Als je feedback professioneel verzamelt, medewerkers niet onnodig lastig valt, de resultaten goed interpreteert en daarna in actie vertaalt, dan is feedback ongelooflijk stimulerend voor de ontwikkeling van organisaties, teams en medewerkers. Dan voelen medewerkers zich gewaardeerd, omdat er wordt geluisterd naar hun ideeën en er echt iets mee wordt gedaan.

Als je bovendien inspeelt op wat medewerkers automatisch al heel graag willen vertellen, waarvoor ze anders een uitlaatklep hadden gezocht, dan leer je voortdurend precies wat je op dat moment moet weten om je organisatie te verbeteren.

De kunst van het feedback vragen: acht gouden regels

Vragenlijsten hebben alleen zin hebben als ze medewerkers het gevoel geven echt gehoord te worden. Dit is wat wij de afgelopen twintig jaar zoal hebben geleerd over het opzetten van medewerkersonderzoeken:

1. Stel geen vragen om je nieuwsgierigheid te bevredigen

Je kunt beter geen vragen stellen als je niks met het antwoord wilt doen. Feedback vertaal je het liefst onmiddellijk in acties en gaat over onderwerpen die ook bij medewerkers leven. De antwoorden erop geven je concrete aanwijzingen over hoe je nieuwe medewerkers een vliegende start kunt geven, vroegtijdig verloop kunt voorkomen en de ontwikkeling van medewerkers kunt stimuleren.

2. Kies het enig juiste moment

Een goede vragenlijst sluit aan bij de employee journey. Als iemand net binnen is, doe dan bijvoorbeeld instroomonderzoek: vraag of de persoon de juiste informatie kan vinden en voldoende begeleiding krijgt.

3. Benader exact de juiste personen

Als een wijziging vooral lokale gevolgen heeft, is het slimmer om je onderzoeksgroep te beperken tot die afdelingen die er mee te maken hebben. Je kunt scherp blijven door meteen op actuele ontwikkelingen in te spelen met pulse onderzoek.

4. Bescherm de privacy van respondenten

Goede rapportages zijn anoniem. Ze zijn niet te herleiden tot een persoon. Rapporteer scores dus niet op basis van persoonlijke kenmerken zoals leeftijd en geslacht en jaren in dienst als er maar tien mensen op één afdeling werken.

5. Wees bereid echt te luisteren

Soms kun je beter van te voren niet te veel bepalen voor de respondent. Anders hoor je nooit iets nieuws. Een goede vragenlijst vraagt daarom niet alleen naar beoordelingscijfers, maar stelt ook open vragen.

6. Houd vragenlijsten zo kort mogelijk

Het is verleidelijk om het maximale te willen halen uit een feedbackmoment, maar je bereikt er meestal het omgekeerde mee. Een goede vragenlijst is kort en to the point: exact gericht op wat je wilt weten. Als er in de cijfers iets opvallends opduikt, is het altijd nog mogelijk om in een vervolgonderzoek meer in te zoomen op een subthema.

7. Doe vooronderzoek

Een goede consultant spreekt voorafgaand aan een medewerkersonderzoek met relevante contactpersonen binnen een organisatie. Binnen welke afdelingen zijn er recent grote verschuivingen geweest? Hoe zit het met de werkdruk? Voor welke zaken is nu echt aandacht nodig? Elke organisatie is immers uniek.

8. Gebruik benchmarks om resultaten goed te interpreteren

Ook benchmarks zijn belangrijk. Doordat Effectory continu medewerkers in allerlei organisaties, branches en landen bevraagt, kunnen we elk onderzoeksresultaat in de juiste context zien. Zo weten wij bijvoorbeeld in welke landen de bevlogenheid van medewerkers lager ligt. Als een organisatie dus laag scoort, dan kunnen we met de benchmark meteen vertellen of dat reden tot zorg is, of juist niet.

Datagestuurde oplossingen

Met people analytics duik je dieper in de data van het medewerkersonderzoek. Zo krijg je inzicht in bijvoorbeeld de waardering van leidinggevenden per afdeling, de ervaren werkdruk per leeftijdsgroep, of de verloopbestendigheid afhankelijk van het aantal jaren in dienst.

Door te begrijpen hoe werkomstandigheden de organisatie beïnvloeden, kun je ongewenst personeelsverloop voorkomen. Ook kun je drivers van goed presterende teams identificeren en met die kennis de hele organisatie verbeteren. Je ontdekt zo datagestuurde oplossingen voor specifieke organisatorische uitdagingen.