Hoe een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) bijdraagt aan organisatorisch succes

• Facebook
• X
• Linked In

Met een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) verzamel je belangrijke inzichten en ervaringen van je medewerkers. Ook is een MTO een stimulans voor betrokkenheid en werkplezier. Dit artikel legt uit wat een MTO precies betekent en neemt je mee in de stappen voor het realiseren van een succesvol MTO. We bespreken alles van het samenstellen van de vragenlijst tot het verfijnen van de communicatiestrategie van je onderzoek. Ontdek hoe een MTO bijdraagt aan de medewerkerstevredenheid en het benutten van de potentie van je team.

Inhoud:

1. Wat is een medewerkerstevredenheidsonderzoek?
2. Wat zijn de voordelen van een MTO?
3. Hoe zet je een medewerkerstevredenheidsonderzoek op?
4. Hoe stel je een effectieve MTO vragenlijst op?
5. Communicatie rondom het MTO
6. Do’s en don’ts van een medewerkerstevredenheidsonderzoek
7. Oplossingen voor een medewerkerstevredenheidsonderzoek

Wat is een medewerkerstevredenheidsonderzoek?

Om de polsslag van jouw organisatie echt te begrijpen, is er geen beter hulpmiddel dan een effectief medewerkerstevredenheidsonderzoek. Je wilt als werkgever weten wat medewerkers motiveert en drijft om te groeien.

Laten we beginnen met de definitie van een medewerkerstevredenheidsonderzoek.

Wat is medewerkerstevredenheid precies?

Een MTO is een systematisch proces waarbij organisaties de personeelstevredenheid, de betrokkenheid, en ervaringen van medewerkers evalueren. Medewerkerstevredenheid verwijst naar hoe tevreden medewerkers zijn met hun werk en werkomgeving. Het is een belangrijke factor die bijdraagt aan hogere productiviteit, lager verloop, en een positieve bedrijfscultuur.

Het in kaart brengen van medewerkerstevredenheid is van groot belang. Dit omvat een analyse van verschillende gebieden, waaronder de werkzaamheden, de arbeidsomstandigheden, de werkdruk en de kwaliteit van relaties met collega’s en leidinggevenden.

Wat is bevlogenheid? De ultieme gids voor medewerkersbevlogenheid

Een andere belangrijke indicator in een MTO is de betrokkenheid. Betrokken medewerkers dragen bij aan de waarde van de organisatie door hun vastberadenheid, proactieve steun en bewustzijn van kwaliteit. Betrokken medewerkers melden zich minder vaak ziek en blijven langer bij organisaties. Door toegenomen individualisering is betrokkenheid minder vanzelfsprekend geworden. Daarom is het nu nog belangrijker om te zorgen dat medewerkers zich verbonden voelen met de organisatie.

Naast medewerkersbetrokkenheid spelen bevlogenheid, vitaliteit, rolduidelijkheid, efficiëntie, leiderschap en klantgerichtheid een significante rol in het beïnvloeden van de tevredenheid van medewerkers.

Laten we dieper ingaan op de voordelen van een MTO.

Wat zijn de voordelen van een MTO?

Medewerkersonderzoek heeft een positieve impact op organisaties. Een MTO kan onder andere bijdragen aan een positieve medewerkerservaring, wat verzuimpercentages terugdringt.

Het gemiddelde verzuimpercentage bij een organisatie van 500 medewerkers ligt op 5.5%*. Wanneer je dit terugdringt met 1% levert dit een kostenbesparing op van ruim €285.000. Het scheelt je namelijk in vervangingskosten, productieverlies en de verzuimbegeleiding.

*Bron: CBS

Een MTO speelt een cruciale rol in het voorkomen van werkverzuim. In Nederland hebben volgens onderzoek van NOS ongeveer 1,3 miljoen werknemers last van burn-outklachten, veelal veroorzaakt door werkdruk en prestatiedrang. Een MTO kan bijdragen aan het verminderen van deze problematiek door vroege signalering te vergemakkelijken.

Naast kostenbesparing heeft een MTO dus nog meer belangrijke voordelen, waaronder retentie. Hieronder delen we de vijf voornaamste voordelen voor je organisatie:

• Verbeterde bevlogenheid: Door naar medewerkers te luisteren neemt de bevlogenheid toe. Dit gaat verder dan tevredenheid en betrekt medewerkers bij de missie en waarden van de organisatie. Bevlogenheid draagt bij aan het werkgeversmerk en verhoogt de productiviteit.
• Behoud van medewerkers: Een MTO helpt bij het aanpakken van problemen die de retentiegraad beïnvloeden. De juiste tools zorgen voor een daling in het vrijwillige verloop en besparingen op wervings- en werkingskosten.
• Verbeterde productiviteit: Medewerkers blijven langer en worden productiever. Een daling van het ziekteverzuim als gevolg van een continue luisterstrategie heeft aangetoond dat burn-outs en stress verminderd zijn.
• Tijdsbesparing voor HR: Terwijl het opzetten en uitbesteden van een MTO aanvankelijk tijd en inspanning kost, resulteert het uiteindelijk in een tijdsbesparing voor HR-medewerkers.
• Het versterken van je werkgeversmerk: Organisaties ontwikkelen een positieve cultuur waarin medewerkers, ambassadeurs van het bedrijf worden wat talent aantrekt. 

Nu je de voordelen van een MTO kent, is de volgende stap om te leren hoe je effectief een medewerkerstevredenheidsonderzoek opzet binnen jouw organisatie.

Hoe zet je een medewerkerstevredenheidsonderzoek op?

Het opzetten van een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) is een complex proces dat een doordachte en systematische aanpak vereist. Dit proces begint met het vaststellen van heldere doelstellingen: wat wil je precies meten en waarom? Vervolgens is het essentieel om de juiste methodologie te kiezen die past bij de behoeften van je organisatie. Dit omvat het bepalen van de vragen die je wilt stellen, de wijze van dataverzameling en de frequentie van het onderzoek. Een onmisbare stap is het waarborgen van de anonimiteit en vertrouwelijkheid om eerlijke en onbevooroordeelde feedback van werknemers te garanderen.

Nadat de data verzameld is, volgt een grondige analyse om inzichten te verkrijgen die ingezet kunnen worden voor strategische beslissingen binnen de organisatie. Effectieve communicatie gedurende het hele proces, zowel voor als na het medewerkersonderzoek, is van belang om de betrokkenheid van werknemers te verhogen tijdens huidig onderzoek en toekomstige onderzoeken.

In de volgende sectie zullen we deze stappen in detail bespreken, om een helder beeld te geven van hoe je een succesvol MTO onderzoek kunt opzetten en uitvoeren.

Stap 1: Bereid het medewerkerstevredenheidsonderzoek voor

De voorbereiding van een medewerkerstevredenheidsonderzoek is cruciaal. In deze fase bepaal je de onderwerpen en de methode van dataverzameling. Het kan zowel kwantitatief (online of schriftelijk) als kwalitatief zijn. Kies de methode die het beste bij je doelen past.

Een vaststaand doel is het behalen van een zo hoog mogelijk responspercentage. Verschillende technieken zoals groepssessies, intuïtieve vragenlijsten en gamification kunnen daarbij helpen. Hoewel 100% respons zelden voorkomt, is een goed opgezet en efficiënt gecommuniceerd onderzoek essentieel voor een duidelijk resultaat.

Na de voorbereiding is het tijd om de deelnemers te selecteren.

Stap 2: Kies de juiste werknemers

In veel gevallen worden vragenlijsten aan alle medewerkers verstrekt omdat de organisatie waarde hecht aan de mening van elke medewerker en ernaar streeft om hun individuele stemmen te horen en te waarderen, wat de betrokkenheid bevordert. Voor teamanalyses is een maximaal aantal reacties essentieel om accurate en betrouwbare resultaten te verkrijgen

Toch is bij de uitvoering van een MTO medewerkers selectie soms een belangrijke stap. Een steekproef is bijvoorbeeld relevant voor het verkrijgen van een algemeen beeld van de organisatie. In het geval dat je verschillende afdelingen of locaties evalueert, is het belangrijk om rekening te houden met cultuurverschillen en verschillende doelstellingen of veranderingen.

Op maat gemaakte vragenlijsten voor elke afdeling verhoogt organisatiebreed de betrokkenheid. Dit komt doordat teams zich direct aangesproken en betrokken voelen, waardoor de relevantie en impact van het onderzoek op organisatieniveau toenemen.

Zowel de voorbereiding als de uitvoering van medewerkerstevredenheidsonderzoeken mogen niet onderschat worden. Voor organisaties van +500 medewerkers is het daarom vaak efficiënter en voordeliger om MTO’s uit te besteden.

Stap 3: Stel medewerkerstevredenheid vragenlijst op

Het is belangrijk dat de vragen op een manier worden gesteld die open en eerlijke feedback aanmoedigt, terwijl de anonimiteit en vertrouwelijkheid van de respondenten wordt gewaarborgd. Dit zijn voorbeelden van vragen om te stellen in een MTO:

• Werktevredenheid: Hoe tevreden ben je op een schaal van 1 tot 10 met je werk?
• Werk-privébalans: Is de werk- en privébalans prettig in de organisatie?
• Management en leiderschap: Hoe ervaar je de communicatie met leidinggevenden? 
• Persoonlijke ontwikkeling: Krijg je genoeg kansen om je professioneel te ontwikkelen binnen de organisatie? 
• Teamdynamiek: Beschrijf de samenwerking binnen je team. Bieden collega’s geregeld ondersteuning? 

Deze vragen geven inzicht in verschillende aspecten van de werkomgeving en medewerkerstevredenheid, en helpen de organisatie om gerichte verbeterpunten te identificeren. Als je een volledige vragenlijst hebt opgesteld, kun je de Effectory checklist gebruiken zodat je niets vergeet.

Stap 4: Controleer respons

Door vragenlijsten online in te laten vullen en een goede tool te gebruiken, kan veel tijd worden bespaard. Een gespecialiseerd bureau kan helpen bij het verwerken van de gegevens door middel van geautomatiseerde inleesmethoden, zoals ‘optical character reading’.

Monitor de responsgraad en zorg voor voldoende deelname om betrouwbare resultaten te verkrijgen. Bij responstijden van een MTO gaat de 80-20 regel op. De meeste respons komt de eerste dagen binnen, daarna zwakt het af. Een responstijd van twee weken is voldoende.

Bij het verwerken van open vragen is het belangrijk om persoonlijke antwoorden om te zetten naar standaard lettertypen voor anonimiteit. Het is ook raadzaam om opmerkingen te bewerken zonder de inhoud te verliezen, door bijvoorbeeld persoonlijk gerichte aanvallen of ongepaste taal te verwijderen. Deze aanpassingen verhogen het gezag van het onderzoek. In sommige gevallen kan worden besloten om onbewerkte versies van de antwoorden in beperkte kring te delen.

Stap 5: Aan de slag met de resultaten van het onderzoek

Presenteer de resultaten aan de directie, gevolgd door eventuele extra presentaties voor de ondernemingsraad (OR) of leidinggevenden. Plan vervolgens een terugkoppeling aan alle medewerkers. Presenteer de relevante data en inzichten, inclusief zowel lage als hoge scores en voeg referenties toe waar mogelijk. Dit creëert een transparant en compleet beeld van de werkomstandigheden, waardoor duidelijk wordt waar verbeteringen mogelijk zijn. Referenties versterken de geloofwaardigheid van de data, wat leidt tot een effectievere analyse en vergelijking van de resultaten

De directie zal na deze presentatie beginnen met het zoeken naar verklaringen en oorzaken, wat leidt tot organisatiebrede verbeterpunten.Zodra medewerkers op de hoogte zijn van de onderzoeksresultaten, is het tijd om actieplannen te ontwikkelen. Bepaal wie er verantwoordelijk is voor het opstellen van de plannen en stel een deadline voor wanneer deze gereed moeten zijn.

Hoe stel je een effectieve MTO vragenlijst op?

Effectieve communicatie is cruciaal voor het succes van een medewerkerstevredenheidsonderzoek. Informeer medewerkers over het doel, het proces, en hoe hun input zal worden gebruikt. Daarnaast is het opstellen van de vragenlijst een cruciaal onderdeel van het proces. Om je op weg te helpen delen we de vijf belangrijkste tips voor het opstellen van een MTO: 

• Bepaal de hoofdonderwerpen: Stel de belangrijkste onderwerpen vast voor de vragenlijst vanuit de onderzoeksdoelstellingen en de belangen van betrokkenen. Gebruik een onderzoeksmodel om deze onderwerpen te identificeren en neem enkel relevante vragen op.
• Juiste vraagformulering: Formuleer de vragen zodanig dat ze geen sociaal wenselijke antwoorden uitlokken. Kies tussen positieve, neutrale of negatieve formuleringen en vermijd het mixen van deze stijlen.
• Kies een passende antwoordschaal: Gebruik een geschikte antwoordschaal zoals de cijferschaal van 1 tot 10, een vierpuntsschaal die een keuze afdwingt, of een vijfpuntsschaal die een neutrale optie biedt. De vijfpuntsschaal is het meest gebruikelijk.
• Gebruik gevalideerde vragenlijsten: Zorg ervoor dat de vragenlijst gevalideerd is, zodat de vragen meten wat je beoogt. Veel bedrijven gebruiken bestaande, geteste sets van vragen voor efficiëntie en consistentie.
• Maak ruimte voor feedback en vragen: Laat ruimte vrij voor vragen en geef medewerkers de kans zich te uiten. Dit levert extra informatie op, maar maakt de vragenlijst wel langer. Beperk het aantal open vragen; vaak is één open vraag aan het einde voldoende.

Deze tips zijn bedoeld om de kwaliteit en de respons van het medewerkerstevredenheidsonderzoek te verbeteren. Een ander aspect wat niet over het hoofd mag worden gezien is de communicatie rondom het MTO.

Communicatie rondom het MTO

Een effectieve communicatiestrategie rondom het MTO zorgt voor betrokkenheid en transparantie. Communiceer duidelijk het doel van het onderzoek en de voordelen voor medewerkers en de organisatie.

Maak details bekend zoals de startdatum, planning, anonieme deelname, termijn voor het invullen van de vragenlijst, en hoe vragen gesteld kunnen worden. Verduidelijk hoe en wanneer resultaten worden gecommuniceerd. Dit toont transparantie en bevordert vertrouwen rondom een MTO.

Voor online vragenlijsten verstuur je een online onderzoekspakket naar alle medewerkers of klanten. Dit omvat een uitnodigingsbrief, alle benodigde informatie en de link naar de vragenlijst.

Daarna is het een kwestie van dagelijks de respons opvolgen en identificeren welke afdelingen of klantgroepen actief deelnemen. Door het regelmatig versturen van uitnodigingen stimuleer je actieve deelname, terwijl je ook via afdelingsmanagers medewerkers nog extra kan motiveren om deel te nemen.

Na afloop van het onderzoek deel je de eerste resultaten en de geplande actiepunten. Dit proces verhoogt de betrokkenheid en verantwoordelijkheid van medewerkers, beheert verwachtingen, motiveert tot verandering en legt de basis voor een voortdurende dialoog.

Do’s en don’ts van een MTO

De effectiviteit van een medewerkerstevredenheidsonderzoek hangt af van de responsgraad. Een lage deelname van medewerkers levert geen representatief beeld van de organisatie op, waardoor het moeilijk wordt om de resultaten te duiden. Daarom adviseert
Effectory om medewerkers te betrekken bij elke fase van het onderzoek. Nodig bij de start medewerkers uit om mee te denken over het doel en de essentiële vragen van het onderzoek. Garandeer daarnaast hun anonimiteit zodat hier geen misverstanden over ontstaan.

We delen hieronder de belangrijkste do’s en don’ts tijdens het uitvoeren van een MTO.

Do’s van een MTO:

1. Meet meer dan medewerkerstevredenheid

Bij het uitvoeren van een MTO is het essentieel om verder te evalueren dan tevredenheid. Richt je op kernaspecten die de werkervaring bepalen. Bijvoorbeeld, een gezonde werk-privébalans, wat cruciaal is voor het welzijn van medewerkers. Het is belangrijk om te meten hoe goed je team deze balans ervaart en waar nodig knelpunten te identificeren.

Daarnaast speelt professionele ontwikkeling een sleutelrol; het onderzoeken van hoe medewerkers de groei- en ontwikkelingskansen binnen de organisatie waarnemen, kan inzicht geven in of deze kansen hen de benodigde stimulans bieden.

2. Moedig eerlijke feedback aan

Creëer een open en veilige omgeving waarin medewerkers zich comfortabel voelen om hun echte mening te delen. Communiceer regelmatig tijdens de periode dat de vragenlijst beschikbaar is.

Vraag medewerkers waarom ze de vragenlijst wel of niet invullen en gebruik deze feedback om hen verder te motiveren. Zodra de resultaten beschikbaar zijn, deel deze dan met alle medewerkers en werk samen aan verbeterpunten.

3. Onderneem actie op basis van feedback

Toon aan medewerkers dat hun feedback serieus wordt genomen door zichtbare acties en verbeteringen. Geef een realistische planning voor de vervolgperiode om juiste verwachtingen te scheppen. Dit laat zien dat je open staat voor verandering en zal de respons bij toekomstige onderzoeken bevorderen.

Don’ts van een MTO

1. Voorkom te frequente onderzoeken

Te veel onderzoeken kunnen leiden tot onderzoeksmoeheid bij de medewerkers. Zorg voor regelmaat in plaats van overdaad.

2. Vermijd het negeren van resultaten

Het niet adresseren van feedback kan leiden tot desillusie en een lagere respons in toekomstige onderzoeken.

3. Vermijd vooringenomen vragen

Stel neutrale vragen om onbevooroordeelde en bruikbare antwoorden te krijgen. Controleer je vragen altijd vooraf op bias.

Nu ken je de betekenis van een MTO en kun je met al deze tips aan de slag om je medewerkerstevredenheidsonderzoek in gang te zetten. Het enige wat je nog rest is het kiezen van een passende tool.

Oplossingen voor een medewerkerstevredenheidsonderzoek

Effectory’s bewezen oplossingen en expertise helpen je een efficiënt en effectief MTO realiseren. Onze diensten bieden een gestroomlijnde ervaring van begin tot eind. 

Met Effectory als partner maximaliseren organisaties medewerkerstevredenheid en -bevlogenheid, wat essentieel is voor zakelijk succes en groei. 

Onderneem vandaag nog actie en begin met het versterken van je organisatie door medewerkers een stem te geven. Leer meer over medewerkerstevredenheid.