Preventie van ziekteverzuim: tips en strategieën

• Facebook
• X
• Linked In

Inhoud:

• Wat is ziekteverzuim?
• Oorzaken van ziekteverzuim
  • Interne factoren van ziekteverzuim
  • Externe factoren van ziekteverzuim
• Gevolgen van ziekteverzuim
  • Voor medewerkers
  • Voor werkgevers
• Ziekteverzuim voorkomen is in ieders belang
• Ziekteverzuim verminderen doe je samen
• Laat je inspireren door het succesverhaal van Protime
• Verlaag ziekteverzuim

Wat is ziekteverzuim?

Ziekteverzuim treedt op wanneer een medewerker door gezondheidsproblemen niet in staat is om diens werkzaamheden uit te voeren. Wanneer mensen door fysieke of mentale gezondheidsproblemen hun werk niet (volledig) kunnen uitvoeren, melden zij zich meestal ziek, hoewel dit niet altijd het geval is. Ziekteverzuim kan variëren van een enkele ziektedag tot langdurige afwezigheid van medewerkers. 

Het is belangrijk om te erkennen dat ziekteverzuim in Nederland deels seizoensgebonden is, met hogere verzuimcijfers in de wintermaanden. Daarom worden de statistieken jaarlijks per kwartaal vergeleken in plaats van per opeenvolgend kwartaal. Sinds de piek in verzuim aan het eind van 2022 is elk volgend kwartaal van 2023 een daling waargenomen, een trend die zich voortzet in de eerste maanden van 2024. 

Definitie en soorten ziekteverzuim

Er zijn verschillende soorten ziekteverzuim die HR-afdelingen moeten identificeren om effectieve acties te kunnen ondernemen: 

• Ongeoorloofd verzuim 
  Dit type verzuim treedt op wanneer een medewerker zonder geldige reden afwezig is of de procedures voor het melden van ziekte niet volgt. 

• Kortdurend ziekteverzuim 
  Dit type verzuim verwijst naar situaties waarin medewerkers korte tijd afwezig zijn, vaak vanwege bijvoorbeeld een verkoudheid of griep. Dit verzuim duurt meestal minder dan een week. 

• Frequent kortdurend ziekteverzuim 
  Medewerkers die meerdere keren per jaar voor korte periodes ziek zijn, behoren tot deze categorie. Dit kan een teken zijn van een groter onderliggend probleem, zoals stress of fysieke chronische gezondheidsklachten. 

• Langdurig ziekteverzuim  
  Dit verwijst naar verzuimperiodes die langer duren dan zes weken. Vaak hebben medewerkers in deze categorie te maken met ernstige gezondheidsproblemen, zoals een chronische ziekte, of psychische aandoeningen zoals burn-out. 

Werkgevers zijn in Nederland wettelijk verplicht om zieke medewerkers te ondersteunen. Volgens de ziektewet is bepaald dat het loon tot twee jaar moet worden doorbetaald tijdens ziekte. Daarnaast schrijft de Wet Verbetering Poortwachter (WvP) voor dat werkgevers en medewerkers samen moeten werken om een zo snel mogelijke re-integratie te bevorderen. Dit vereist een helder beleid en duidelijke communicatie tussen alle betrokken partijen. Om je organisatie en je medewerkers te beschermen is verzuimbestendigheid nodig om negatieve effecten van ziekteverzuim te beheersen. 

Oorzaken van ziekteverzuim

Ziekteverzuim kan veroorzaakt worden door een mix van interne en externe factoren. Hieronder verkennen we de belangrijkste oorzaken die invloed hebben op het verzuim binnen organisaties. 

Interne factoren van ziekteverzuim

Interne factoren zijn omstandigheden binnen de organisatie zelf die bijdragen aan ziekteverzuim zoals: 

Werkdruk

Een belangrijke interne factor is de werkdruk. Uit onderzoek blijkt dat een hoge werkdruk vaak leidt tot werkgerelateerd burn-out gerelateerd verzuim. Meer dan 20% van de medewerkers die verzuimden, gaf aan dat hun klachten geheel of gedeeltelijk werkgerelateerd waren, waarbij een te hoge werkdruk als hoofdoorzaak werd aangeduid.  

Bedrijfsgrootte en verzuim

Het verzuimpercentage varieert aanzienlijk met de grootte van het bedrijf. Kleine bedrijven met minder dan tien medewerkers ervaren vaak het laagste verzuim, met een percentage van 2,6%, terwijl grotere bedrijven met meer dan 100 medewerkers een hoger verzuimpercentage van 5,5% rapporteren. Dit illustreert dat naast de aard van het werk, ook de schaal van operaties een rol speelt in de verzuimstatistieken. 

Arbeidsomstandigheden en bedrijfscultuur

Arbeidsomstandigheden, waaronder blootstelling aan besmettingen op het werk of fysiek zware arbeid, zijn ook prominente oorzaken van verzuim. Deze factoren benadrukken het belang van een veilige en gezonde werkomgeving waar medewerkerswelzijn voorop staan.   

De bedrijfscultuur speelt eveneens een rol. Een cultuur die weinig steun biedt aan medewerkers of hoge prestatiedruk veroorzaakt draagt bij aan fysieke en mentale gezondheidsproblemen, resulterend in verhoogd verzuim. 

Externe factoren

Externe factoren verwijzen naar omstandigheden buiten de werkomgeving die een negatieve invloed hebben op het welzijn van medewerkers. 

Persoonlijke omstandigheden

Persoonlijke omstandigheden, zoals gezinsverplichtingen of financiële zorgen, kunnen eveneens bijdragen aan verzuim. Deze factoren zijn vaak minder beïnvloedbaar door de werkgever maar vereisen een begripvolle benadering om het welzijn van de medewerker te ondersteunen. 

Gezondheid

Gezondheid gerelateerde oorzaken, zoals virusinfecties, zijn de meest voorkomende redenen voor verzuim. In 2023 meldde meer dan de helft van de medewerkers dat ze door ziektes zoals griep of verkoudheid verzuimden. Daarnaast worden psychische klachten zoals stress, overspannenheid en burn-out steeds vaker genoemd. 

Sociale en economische Invloeden

Vanuit de sociale omgeving, zoals maatschappelijke druk of sociale verplichtingen, kunnen bijdragen aan het welzijn van medewerkers. Ook kunnen schommelingen in de economie, zoals recessies of economische onzekerheid, kunnen stress en verzuim veroorzaken.

Gevolgen van ziekteverzuim

Ziekteverzuim heeft vergaande gevolgen voor zowel medewerkers als werkgevers. Bij deze gevolgen zijn vaak tegengestelde belangen van toepassing. 

Voor medewerkers:

Werkonzekerheid

Ziekte kan leiden tot zorgen over werkzekerheid en de druk om snel terug te keren naar het werk. 

Gezondheid en herstel

Medewerkers hebben tijd en rust nodig om volledig te herstellen, wat soms in conflict kan zijn met de verwachtingen van de werkgever. 

Inkomen

Medewerkers ontvangen meestal een percentage van hun loon tijdens ziekte, wat kan leiden tot een lager inkomen. 

Voor werkgevers:

Financiële lasten

In 2023 bedroegen de kosten van ziekteverzuim voor de samenleving maar liefst 23,3 miljard euro. De directe kosten zijn duidelijk, zoals het doorbetalen van loon aan zieke medewerkers tot maximaal twee jaar, in overeenstemming met de ziektewet. Naast deze directe kosten zijn er echter ook indirecte kosten. Deze omvatten het inhuren van vervangende medewerkers en het uitbetalen van overuren aan overige medewerkers, wat leidt tot een stijging van de operationele kosten. Langdurig ziekteverzuim kan bovendien zorgen voor een daling in productiviteit en efficiëntie binnen teams. 

Productiviteitsverlies

Als een medewerker ziek is, moeten de taken vaak worden verdeeld onder de overgebleven collega’s. Dit kan leiden tot verhoogde werkdruk voor de rest van het team, wat op zijn beurt de kans op meer ziekteverzuim vergroot. Deze vicieuze cirkel kan een negatieve invloed hebben op de werksfeer en de productiviteit binnen een team. 

Een veel voorkomend probleem bij langdurig verzuim is dat andere medewerkers gedemotiveerd raken omdat ze continu moeten inspringen voor de zieke collega. Dit kan leiden tot lagere betrokkenheid, verminderde efficiëntie en een verslechtering van de algehele teamdynamiek. 

Juridische- en vervangingskosten

Het inhuren van tijdelijke krachten of het herverdelen van taken kan extra kosten met zich meebrengen. Verder zijn werkgevers wettelijk verplicht om minimaal 70% van het loon door te betalen bij ziekte, wat kan oplopen tot 100% afhankelijk van de arbeidsovereenkomst.

Deze verplichtingen vergen een aanzienlijke administratieve inspanning van HR-afdelingen, waaronder het bijhouden van verzuimregistraties, het organiseren van terugkeergesprekken en het naleven van wetten zoals de Wet Verbetering Poortwachter. Het niet naleven van deze wetten kan leiden tot juridische gevolgen, waardoor het belang van een correcte verzuimadministratie en -beleid wordt benadrukt. 

Ziekteverzuim voorkomen is in ieders belang

Het voorkomen van ziekteverzuim vereist een proactieve benadering van medewerkers, HR-afdelingen en leidinggevenden. 

Verzuimbeleid en protocollen

Een duidelijk en goed gecommuniceerd beleid is de eerste stap in het voorkomen van onnodig verzuim. Het verzuimbeleid moet medewerkers informeren over de procedures rondom ziekmelden, de verantwoordelijkheden van alle partijen en de mogelijkheden voor re-integratie. 

Een effectief verzuimprotocol bevat een stappenplan voor verschillende soorten verzuim en biedt leidinggevenden de handvatten om verzuim vroegtijdig te voorkomen en/of aan te pakken. Bovendien kan een goed verzuimbeleid bijdragen aan een open communicatiecultuur, waarbij medewerkers zich gesteund voelen. 

Preventieve maatregelen

Voorkomen is beter dan genezen, dat geldt ook voor ziekteverzuim. Het vroegtijdig signaleren van gezondheidsproblemen bij medewerkers is belangrijk bij het voorkomen van langdurige afwezigheid. Het regelmatig uitvoeren van medewerkersonderzoek helpt HR-afdelingen om inzicht te krijgen in het welzijn van hun medewerkers. Problemen zoals te hoge werkdruk, ontevredenheid en gezondheidsklachten kunnen zo vroegtijdig worden aangepakt. 

Het bevorderen van een gezonde werk-privébalans is een belangrijke preventieve maatregel. Medewerkers die in balans zijn, ervaren minder stress en hebben daardoor minder kans op verzuim.  

De rol van de leidinggevende

Een leidinggevende kan helpen ziekteverzuim te voorkomen. Open communicatie bevordert het herkennen van stresssignalen en overbelasting. Het regelmatig vragen om feedback, het voeren van persoonlijke gesprekken en het bieden van ondersteuning zijn belangrijke factoren in dit proces.

Ziekteverzuim verminderen doe je samen

Zelfs met de beste inspanningen valt soms een medewerker uit door ziekte. Het is dan cruciaal om effectief te handelen om het verzuim te minimaliseren. 

Re-integratieprocessen

Een goed gepland en uitgevoerd re-integratieproces is cruciaal voor de succesvolle terugkeer van medewerkers naar de werkvloer. Dit houdt in dat de medewerker start met aangepaste taken of verminderde werkuren. Het is van belang om samen te werken met arbodiensten en bedrijfsartsen om een duurzame terugkeer te garanderen. 

Beleid voor frequent verzuim

Frequent kortdurend verzuim signaleert vaak onderliggende problemen zoals werkgerelateerde stress of persoonlijke gezondheidsproblemen. Het bieden van persoonlijke begeleiding is cruciaal, door middel van coaching of aanpassingen in het werk zoals flexibele werktijden of aangepaste werklast. 

Technologische hulpmiddelen

Technologie speelt een essentiële rol in het beheer van ziekteverzuim. Verzuimbeheer oplossingen vereenvoudigen het registreren van verzuim en het analyseren van patronen voor HR-afdelingen. Daarnaast helpen feedbacktools voor medewerkersonderzoeken bij het vroegtijdig opsporen van problemen, wat preventieve interventies mogelijk maakt. 

Gezondheids- en welzijnsprogramma’s

Implementeer gezondheids- en welzijnsprogramma’s die actief bijdragen aan het voorkomen van ziekteverzuim. Programma’s die fitness, mentale gezondheidsondersteuning en wellness-activiteiten bieden, verhogen het algemeen welzijn en verminderen ziekteverzuim. 

Verbeterde communicatiekanalen

Ontwikkel effectieve communicatiekanalen binnen de organisatie om bevlogenheid en welzijn van medewerkers te verhogen. Periodieke check-ins en feedbacksessies zorgen ervoor dat medewerkers zich ondersteund voelen en dat problemen tijdig worden aangepakt. 

Deze strategieën stellen organisaties in staat ziekteverzuim effectief te verminderen en de gezondheid en productiviteit van hun medewerkers te bevorderen.

Laat je inspireren door het succesverhaal van Protime

Protime heeft met succes het welzijn en de bevlogenheid van medewerkers verhoogd door een op maat gemaakt medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) te implementeren. Dit initiatief stelde hen in staat om regelmatig en effectief feedback te verzamelen. Met een opmerkelijke respons van 100% op hun onderzoeken, wat veel hoger is dan het gemiddelde, behaalde Protime uitzonderlijke resultaten. 

Sinds de samenwerking met Effectory reageert Protime sneller op medewerkersfeedback, wat essentieel was voor het verbeteren van de werkplek, de bedrijfscultuur, en het verhogen van de medewerkerstevredenheid. Directe feedback van medewerkers leidt tot acties en verbeteringen, waardoor een sterkere teamdynamiek werd bewerkstelligd, ook tijdens uitdagende perioden. 

De aanpak van Protime bewijst dat een continu feedbackproces een sleutelfactor is om uit te blinken. Hun successen leidde tot erkenning als beste presterende organisatie in de bedrijfssoftwarebranche met de World-class Workplace award 2024. 

Verlaag ziekteverzuim

Ziekteverzuim is een complexe uitdaging voor HR-afdelingen, maar met de juiste aanpak kan het aanzienlijk worden verminderd. Door te investeren in preventieve maatregelen, een goed verzuimbeleid en de juiste ondersteuning voor medewerkers, kunnen bedrijven hun verzuimcijfers verlagen en een gezondere en productievere werkomgeving creëren. 

Hoe kan Effectory jou ondersteunen bij het verminderen van verzuim?

Uit ons grootschalig onderzoek blijkt dat tevreden medewerkers gemiddeld vier keer minder verzuimen dan ontevreden medewerkers.  

Met onze feedbacktools kunnen we de belangrijkste oorzaken van werkgerelateerd verzuim in kaart brengen. Dit biedt organisaties inzicht in de factoren die verzuim beïnvloeden. Onze aanpak richt zich op de fysieke vitaliteit van medewerkers en op hun motivatie en werkinstelling. 

• Feedbacktools voor medewerkers en managers 
  Door systematisch feedback te verzamelen, krijg je diepgaande inzichten in de uitdagingen die medewerkers ervaren en die de gezondheid van de werkomgeving beïnvloeden. Dit helpt je om specifieke verbeterpunten te identificeren en gerichte acties te ondernemen om het verzuim effectief te verminderen. 

• Data-analyse 
  Maak gebruik van door data aangestuurde inzichten om weloverwogen beslissingen te nemen die de ervaring en betrokkenheid van medewerkers aanzienlijk verbeteren. Een op data gebaseerde aanpak stelt je in staat om trends te herkennen en tijdig in te grijpen. 

• Actieplanning 
  Ontwikkel professionele aanbevelingen en een gestructureerd actieplan om onderzoeksdata om te zetten in concrete stappen. Dit zal bijdragen aan het creëren van een veiligere en gezondere werkomgeving, waarin medewerkers zich ondersteund en gewaardeerd voelen. 

Wil je meer weten over hoe Effectory jouw organisatie kan ondersteunen bij het verminderen van ziekteverzuim? Neem contact op met Effectory voor een gratis adviesgesprek.