Hoe blijft een grote overheidsorganisatie als het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in verbinding met haar medewerkers?
Succesvolle organisatieontwikkeling vraagt om een continue dialoog met medewerkers. Dat kost aandacht, tijd en expertise. Al helemaal voor een grote organisatie als het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, niet alleen opdrachtgever van InternetSpiegel, maar ook zelf gebruiker van de medewerkersonderzoeken van InternetSpiegel. Hoe coördineer je een Personeel & organisatie-afdeling (P&O) op zo’n manier dat je in verbinding blijft met – in het geval van het ministerie – meer dan 10.000 mensen? Die vraag stelden we Willemijn Weijschede (senior beleidsadviseur) en Quinci Buijs (directiesecretaris), beiden werkzaam binnen de P&O-afdeling van ministerie BZK.
Een diverse organisatie vraagt om coördinatie
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (ministerie BZK) kent tal van lagen, afdelingen en teams. Weijschede: ‘Al die verschillende onderdelen zijn uniek en hebben hun eigen doelstellingen en manier van werken. Dat maakt onze organisatie zeer divers. Dat is mooi, maar tegelijkertijd ook een uitdaging om als organisatie voldoende in verbinding te blijven met medewerkers. Om te weten hoe medewerkers hun werk beleven, zet het ministerie al jarenlang medewerkersonderzoeken van InternetSpiegel in, uitgevoerd door Effectory.
De coördinatie van die medewerkersonderzoeken wordt gedaan vanuit de P&O-afdeling. Weijschede: ‘Wij staan niet direct in contact met de medewerkers, maar de HRM-adviseurs wel. Elke afdeling heeft zijn eigen HRM-adviseur die weer korte lijntjes hebben met de diverse teams. Buijs: ‘Op deze manier kunnen we – weliswaar indirect – in verbinding blijven met alle lagen in onze organisatie.’
Vrijheid in thema’s van medewerkersonderzoek
Het ministerie BZK voert diverse soorten medewerkersonderzoeken uit. Eens per twee jaar is dat een breed medewerkersonderzoek dat in de gehele organisatie wordt uitgezet. Hoe verloopt dit proces en nog belangrijker: hoe wordt er omgegaan met resultaten? Weijschede: ‘Binnen de P&O-afdeling bepalen we welke vragen standaard meegaan in het medewerkersonderzoek. Gezien de grootte van onze organisatie, vinden we het ook belangrijk om de onderdelen de mogelijkheid te bieden losse modules toe te voegen. Zo zijn werkdruk, inclusiviteit en loopbaanontwikkeling binnen onze organisatie belangrijke thema’s.’ Daarnaast wordt er in overleg met InternetSpiegel gekeken naar de representativiteit van het medewerkersonderzoek. Buijs: ‘Niet elke vragenlijst werkt voor iedereen. Denk bijvoorbeeld aan de mensen binnen onze organisatie die niet digitaal vaardig zijn. Om ook hun beleving in beeld te krijgen, werken we met diverse type vragenlijsten die aansluiten bij alle lagen in onze organisatie.’
Naast dit brede medewerkersonderzoek wordt er ook de mogelijkheid geboden aan teams om een flexibel medewerkersonderzoek uit te voeren. Meedoen met het flexibele medewerkersonderzoek en anticiperen op de resultaten, wordt niet verplicht gemaakt. Weijschede: ‘Dat betekent niet dat we de boel de boel laten, maar wel dat we mensen keuzevrijheid geven. Meedoen aan een medewerkersonderzoek en de resultaten bespreken, is immers ook spannend, dus daar moeten we oog over hebben.’ Controle houden op de participatie, gebeurt dan ook niet. Buijs: ‘Het moet in de cultuur van je organisatie zitten. We merken dat dit bij ons ministerie zo is. Uiteraard stimuleren we dit. We blijven attenderen op deelname van medewerkersonderzoeken en hebben hier ook gesprekken over met HRM-adviseurs.’
Resultaten als aanleiding voor een open gesprek
Al deze resultaten zijn mooie aanknopingspunten om opnieuw naar ons beleid te kijken. Moeten we aanpassingen doen? En zo ja, waar?
Bij een medewerkersonderzoek draait het uiteindelijk om de resultaten waar de organisatie mee aan de slag moet. Uiteraard is de organisatie verantwoordelijk voor de resultaten. Deze worden neergelegd bij diverse dossierhouders met specifieke thema’s als diversiteit en inclusie en hybride werken. Weijschede: ‘Zij kijken met een brede blik naar de resultaten die passen bij hun dossier. Al deze resultaten zijn mooie aanknopingspunten om opnieuw naar ons beleid te kijken. Moeten we aanpassingen doen? En zo ja, waar?’ De resultaten worden ook teruggekoppeld aan de HRM-adviseurs, die er samen met de organisatie vervolgens concreet mee aan de slag gaan. Buijs: ‘Gezamenlijk wordt er gekeken op afdelingsniveau en/of op teamniveau naar de resultaten en maken vanuit daar een plan van aanpak. Uiteraard denken wij wel met hen mee en adviseren we.’
Het ministerie van BZK heeft voor hun medewerkersonderzoek gebruik gemaakt van de Werkbelevingsscan van InternetSpiegel. Dit instrument is gebaseerd op het Job Demands & Resources model (JDR Model). Lees meer over het JDR-model.
Concreet aan de slag gaan met de resultaten, laat zich voornamelijk vertalen in het aangaan van het gesprek. Zo heeft het ministerie de ‘Train the Facilitator’-workshop gevolgd over gespreksvoering rondom medewerkersonderzoeken. Weijschede: ‘Die gesprekken zijn belangrijk, omdat het anders enkel bij resultaten blijft. En die zeggen een gemiddelde werknemer niets. Wel zijn die resultaten een mooie aanleiding voor een gesprek. Door met elkaar in gesprek te gaan, voelen mensen zich gehoord en kunnen eventuele verbeterpunten aangepakt worden.’ Om de HRM-adviseurs op weg te helpen, heeft de P&O-afdeling diverse handreikingen per onderwerp geschreven.
Het leeft binnen de organisatie. HRM-adviseurs zoeken elkaar onderling op en gaan samen aan de slag met resultaten
Zowel Weijschede als Buijs merken dat er binnen het ministerie serieus om wordt gegaan met de resultaten uit het medewerkersonderzoek. Weijschede: ‘Het leeft binnen de organisatie. HRM-adviseurs zoeken elkaar onderling op en gaan samen aan de slag met resultaten.’ Ook binnen de eigen P&O-afdeling leeft het. Buijs: ‘We hebben met diverse afdelingen gesprekken gevoerd over de resultaten en met elkaar bepaald wat aandacht nodig heeft. Deze inzichten hebben we vervolgens besproken op directieniveau. De opgestelde aandachtspunten zijn onderdeel geworden van ons jaarplan.’
De ‘Train the Facilitator’-workshop wordt georganiseerd door InternetSpiegel in samenwerking met Effectory. In deze workshop leren interne adviseurs en managers een gesprek te voeren met hun team over de resultaten van het medewerkersonderzoek. Ze krijgen ideeën, tools en inspiratie aangereikt over hoe ze de onderzoeksresultaten kunnen opvolgen met hun teams.
Blik op de toekomst
Het medewerkersonderzoek binnen het ministerie wordt eens in de twee jaar uitgevoerd. Dit is in 2023 voor het laatst gebeurd. Ook loopt er doorlopend een Exitmonitor. Weijschede: ‘Maar dat betekent niet dat we dit jaar niets doen. Zo is vorig jaar in de bestuursraad besloten om aandacht te besteden aan diversiteit en inclusie. Dit jaar vindt er verdieping op die onderwerpen plaats. Ook kunnen afdelingen meedoen aan diverse pulse-onderzoeken. Buijs: ‘Dit is niet verplicht, maar geeft mensen wel de mogelijkheid om verdiepend onderzoek te doen en de voortgang te meten.’
Ontdek meer over de medewerkersonderzoeken van InternetSpiegel?
Ontdek alles over onze oplossingen in de demo
Wil je meer weten én zien van onze feedbacktools? Vraag een demo aan.
Aanvragen